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Warum braucht man Audits?

Wozu dienen Audits?

Sinn und Einsatzgebiete des Audits

Wählen wir im Online-Shop einen Paketdienst aus, vertrauen wir auf die Pünktlichkeit seiner Lieferung. Gehen wir zum Zahnarzt, vertrauen wir auf seine Kompetenz. Kaufen wir ein Auto, vertrauen wir auf seine Zuverlässigkeit. Ein Audit hilft im Verborgenen, solcherlei Wünsche und die Wirklichkeit miteinander zu verbinden. Hat sich eine Organisation nämlich Qualitätsziele wie Pünktlichkeit, professionellen Service, Sauberkeit oder lange Lebensdauer gesetzt, reflektiert das Audit im Hintergrund, ob und wie sie erreicht werden.

Zwischen Qualitätsziel und gewünschtem Ergebnis steht eine geeignete Aufbau- und Ablauforgani­sation. Ein Unternehmen kann in diesem Fall ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme (QM-Systeme) oder auch eigene Vorgaben anwenden. Damit werden Abläufe angepasst und kontinuierlich verbessert. In einem Audit werden dann die Eignung und Funktionsfähigkeit der Abläufe geprüft, damit das Unternehmen das gewünschte Ziel wie etwa Servicequalität erreicht. Die Servicequalität hängt unter anderem vom Know-how der Mitarbeiter, von reibungsloser Informationsübergabe und zuverlässiger Ausführung von Arbeitsschritten ab. Auditoren nehmen solche Faktoren unter die Lupe und sind wie Schatzsucher im System.

 

Wozu dienen Audits?

Audits dienen dazu, …

  • Betriebsblindheit im Sinne von „Das war schon immer so“ zu überwinden
  • eine organisatorischen Verbesserungen dienende Kommunikation zu fördern
  • überflüssige Reibungsverluste, Risiken und Fehler zu erfassen, damit sie künftig vermieden werden
  • von bewährten und effizienten Arbeitsweisen zu lernen
  • die Einhaltung oder Realisierbarkeit von Unternehmenszielen und -vorgaben zu prüfen
  • an Vereinbarungen zu erinnern oder ihren Sinn infrage zu stellen
  • Ideen und Aha-Erlebnisse zu vermitteln
  • Stärken und Potenziale für das Unternehmen zu identifizieren
  • Handlungsbedarf abzuleiten
  • Führungskräften Informationen für solide Entscheidungen und zur Prozessgestaltung zu liefern

 

Es ist schwer, den Nutzen von Audits in Zahlen zu fassen. Wenn Fehler abgestellt oder Prozesse optimiert werden, können in einigen Fällen sinnvoll Kostenreduzierungen beziffert werden. Wenn es „nur“ um Risikominimierung geht, wird es schon komplizierter. Und wie viel ist es wert, ein Organisationsverschulden zu vermeiden oder ein ISO 9001-Zertifikat zu behalten? Auch die Verbesserung der Zusammenarbeit ist durch so viele unterschiedliche Faktoren bedingt, dass ein einzelner Rückschluss auf Audits kaum möglich ist. Zudem werden sensible Erkenntnisse wie diejenigen über Verbesserungspotenziale ungern nach außen getragen. Der Nutzen eines Audits sollte deshalb nur in gut nachvollziehbaren Fällen in Zahlen ausgedrückt werden.

 

Fakt ist, dass Audits optimal und flexibel einsetzbar sind, um Risiken und Verbesserungs­möglichkeiten in der Betriebsorganisation und bei der Unternehmensleistung aufzuspüren!

 

Welche Audit-Arten gibt es?

Internes Audit (1st party audit)

Immer noch zu selten wird in Unternehmen darüber geredet, wie man sinnvoll und erfolgreich zum Nutzen von Kunden und Unternehmen zusammenarbeiten kann. Ein Audit ist ein wichtiges Instrument, um genau diese Art der Kommunikation zu fördern. Es ist sehr gut, wenn intern zum Beispiel Prozesse unter die Lupe genommen werden. Das Hinterfragen der eigenen Betriebsorganisation nennt man internes Audit oder 1st party audit.

Internes Audit

Lieferantenaudit (2nd party audits)

In einigen Branchen wie der Automobilindustrie, der chemischen Industrie oder der Medizinprodukteherstellung ist es üblich, dass B2B-Kunden ihre Lieferanten auditieren. Mithilfe von Lieferantenaudits, 2nd party audits genannt, möchten die Abnehmer sich selbst von der Leistungsfähigkeit der Organisation ihres Lieferanten überzeugen. In einigen Branchen werden auch nachgelagerte Kundenaudits durchgeführt, um den Kundenbedarf zu ermitteln.

Lieferantenaudit

Externes Audit (3rd party audit)

Viele Unternehmen möchten öffentlich und Kunden gegenüber zeigen, dass sie ein Management­system nach internationalem Standard beherrschen. Sie lassen es von einem unabhängigen Zertifizierungsunternehmen prüfen. Das externe Audit oder 3rd party audit ist eine stichproben­basierte Begutachtung, in der Regel zur Erfüllung der Anforderungen einer Norm wie ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Für die Auditierung des Standards existieren kompetente und seriöse Zertifizierungsunternehmen, die dafür eigens akkreditiert sind.

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