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Auditor werden: Anforderungen und Möglichkeiten

Wozu dienen Audits?

Vorteile der Auditoren-Tätigkeit und Wege dorthin

Ein Auditor leistet einen internen oder, wenn von außen verpflichtet, externen Dienst an der Betriebsorganisation. Ein Audit hat sehr viel mit Kommunikation, strukturiertem Vorgehen, aber auch gesundem Menschenverstand zu tun. Somit begegnet der Auditor vielen Herausforderungen, wenn er die Betriebsorganisation – als Schatzsucher – auditiert.

Für das Unternehmen gibt es viele gute Gründe, in Audits und in Auditoren zu investieren. Es gibt allerdings erst wenige Unternehmen, die diese Rolle gezielt zur Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung nutzen.

 

Nutzen von Audits für Unternehmen und Mitarbeiter:

  • Mitarbeiter auditieren abteilungsübergreifend oder in fremden Abteilungen. Insbesondere in Kombination mit der Funktion eines Managementsystembeauftragten oder einer vergleichbaren Stabsstelle lernt der Auditor das Unternehmen aus der Frosch- und Vogelperspektive sowie in Tiefe und Breite kennen. Auditieren stellt somit eine Schlüsselqualifikation mit klaren Stärken in Analyse, Unternehmens-Know-how und Kommunikation dar.
  • Neue Mitarbeiter können sich als Auditoren das formelle und informelle Unternehmensnetzwerk schneller erschließen und die Aufbau- und Ablauforganisation kennenlernen.
  • Auch erfahrene Kollegen schätzen Audits zur persönlichen Weiterentwicklung und als Tätigkeit mit hohem Lerneffekt. Sie können ihr Wissen und ihre Erfahrungen auf charmante Art und Weise in die betriebliche Zusammenarbeit einbringen. Nicht durch Ratschläge oder Coaching, sondern durch geschickte, neutrale Fragestellungen.
  • Auditoren orientieren sich an einem Verhaltenskodex, der Zuverlässigkeit, Integrität und Aufgeschlossenheit fordert. Solche Eigenschaften wirken sich auch positiv auf den eigenen Arbeitsbereich aus.
  • Auditoren kennen Schnittstellen, Best Practices und Hintergründe betrieblicher Entwicklungen. Sie sind Multiplikatoren für Betriebswissen und tragen im positiven Unternehmenssinn zu mehr Verständnis für die Arbeit der Kollegen bei.

 

In die Rolle des Auditors hineinwachsen

Oft halten die Stabsstellen im Unternehmen schon die Augen nach geeigneten Kandidaten offen, wenn interne Auditoren gesucht werden. Erste Berührungspunkte ergeben sich dann, wenn die potenziellen Mitarbeiter Audits schon aus der Perspektive des Auditierten kennen oder erst einmal als Beobachter bzw. Co-Auditoren dabei sind.

Als Auditleiter – allein oder mit einem Team von Co-Auditoren, fachlichen Experten oder Beobachtern – tätig zu sein heißt, den gesamten Auditprozess selbstständig zu beherrschen und zu organisieren, um Auditziele erreichen zu können. Bei externen Auditoren verläuft das Learning by Doing ähnlich.

Ein „Reinschnuppern“ ist für den Mitarbeiter hilfreich bei seiner Entscheidung, ob er als interner Auditor tätig werden möchte. Niemand sollte unfreiwillig dazu berufen werden. Denn ein Auditor trägt eine hohe Verantwortung für den guten Verlauf der Gespräche während eines Audits; dem wird er nur gerecht, wenn er seine Aufgabe freiwillig wahrnimmt. Empfehlenswert ist es auf jeden Fall, alle Möglichkeiten zu nutzen, sich über den internen Auditprozess zu informieren, sich als Auditor schulen zu lassen und an möglichst vielen Auditsituationen teilzunehmen.

Formale Voraussetzungen für die Auditoren-Tätigkeit in der Praxis

Voraussetzungen für interne Auditoren

Für interne Auditoren gibt es zuerst einmal keine formalen Vorgaben. Selbstverständlich sollten interne Auditoren mit den auditierten Prozessen und den entsprechenden Auditkriterien vertraut sein und weitere Kompetenzen für ihre Tätigkeit mitbringen. Sobald sie ein bestimmtes Regelwerk auditieren, sollten sie prüfen, ob dort bestimmte Kompetenzen von den Auditoren gefordert werden.

 

Interne Audits nach ISO 9001

Lautet der Auditauftrag, die Einhaltung von ISO 9001 zu ermitteln, muss der Auditor selbstverständlich diese Norm gut kennen und auf die Unternehmenspraxis übertragen können. Nach ISO 9001 zertifizierte Unternehmen haben oft über einen Qualitätsmanagementbeauftragten – als Normenübersetzer – sichergestellt, dass die Anforderungen der Norm durch die Aufbau- und Ablauforganisation abgedeckt werden. Es sollte mindestens ein Mitarbeiter in der Lage sein, Managementsystemaudits nach ISO 9001 durchzuführen. Ein interner Auditor benötigt mindestens Fachwissen über die Prozesse der Organisation sowie über die internen Vorgaben, die er an den praktischen Abläufen spiegelt.

 

Es kommt immer noch vor, dass Zertifizierungsauditoren einen Schulungsnachweis von internen Auditoren fordern. Er ist aber nicht obligatorisch. Gemäß DIN EN ISO 9001:2015, Kapitel 7.2 „Kompetenz“, gilt für Auditoren wie auch für alle anderen Beschäftigten stattdessen:

  • Erforderliche Kompetenz bestimmen.
  • Sicherstellen und angemessen dokumentieren, dass die Beschäftigten auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind.
  • Wirksamkeit von Maßnahmen zum Kompetenzaufbau bewerten.

Nichtsdestotrotz sind professionelle Schulungen, die erforderliche Kompetenzen vermitteln, durchaus empfehlenswert, um eine gute Auditpraxis zu etablieren.

Manche spezifische Kundenforderung oder Norm kann verpflichtend festlegen, dass interne oder Lieferantenauditoren weitere Kompetenzen vorweisen müssen. Beispielsweise fordert IATF 16949:2016 das Verständnis für den prozessorientierten Ansatz der Automobilindustrie, die kundenspezifischen und normativen Anforderungen, relevante Qualitätsmethoden, den Auditprozess, das Produkt und gegebenenfalls den technischen Produktionsprozess.

Voraussetzungen für Zertifizierungsauditoren

Für Zertifizierungsauditoren gelten Regularien der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS), die wiederum internationale Regelwerke des International Accreditation Forum (IAF) zugrunde legt. ISO 9001-Auditoren müssen demnach eine Schulungsteilnahme mit mindestens 24 Unterrichtseinheiten (UE) zum Regelwerk und 16 UE zur Auditmethode nach ISO 19011 nachweisen.

Die Zulassung für Regelwerke wie ISO 9001 oder IATF 16949 und für Branchenzulassungen erteilt gemäß DAkkS-Vorgaben das beauftragende Zertifizierungsunternehmen, bei dem sich Auditoren bewerben können. Zusätzliche – teils von der DAkkS vorgegebene – Zulassungsbedingungen und der vorhandene Bedarf entscheiden über die individuellen Einsatzmöglichkeiten und den Zeitraum, ab wann eine Person eigenständig als Auditleiter arbeiten darf. Die Berufung als Zertifizierungsauditor ist auf drei Jahre befristet und muss dann verlängert werden.

Für jemanden, der eine freiberufliche beratende Tätigkeit ansteuert, sind Zertifizierungsaudits eventuell ein wichtiges wirtschaftliches Standbein.

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