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Erwartungen an einen Auditor

Wozu dienen Audits?

Auditor sein: Das kommt auf Auditoren zu

Ein Audit soll Nutzen bringen und kann nur so gut sein wie der Auditor. Zur Hälfte sind aber auch das Interesse der Führung, eine förderliche Unternehmenskultur und motivierte Prozessbeteiligte wichtige Erfolgsfaktoren im Audit. Sie sind allerdings nicht immer gegeben. Ein guter Auditor geht mit ungünstigen Rahmenbedingungen dennoch konstruktiv um. Er unterstützt innerhalb seines Handlungsspielraums Führungskräfte und Mitarbeiter dabei, ihre Skepsis zu überwinden und schafft die erforderliche Transparenz über das Auditziel und den Auditprozess.

Häufig bestehen aber auch sehr hohe Erwartungen an einen Auditor – zum Beispiel beim Audit einer Prozessschnittstelle. Ihnen kann nur ein professioneller Auditor gerecht werden, der mit allen Beteiligten auf Augenhöhe und empathisch kommunizieren kann.

 

Der Auditor im Spannungsfeld unterschiedlicher Erwartungen

Der Auditor im Spannungsfeld unterschiedlicher Erwartungen

Aufgaben im Auditprozess

Eine Klärung, welche Aufgaben im Auditprozess vom Auditor übernommen werden sollen, ist grundsätzlich die Ausgangsbasis für ein von allen Beteiligten als kompetent wahrgenommenes Audit.

Rollen und Aufgaben im Audit: Der Auditor

  • steuert als Auditteamleiter das Auditprogramm, den Auditprozess und das Auditteam
  • setzt den Auditauftrag als Auditleiter um
  • wirkt als Co-Auditor bei Audits mit
  • prüft als Führungskraft Prozesse auf Eignung
  • wirkt als Fachexperte mit Fachwissen, als Auditierter mit Prozesswissen oder als Auditauftraggeber mit Führungswissen mit

Einsatzgebiet eines Auditors: Der Auditor

  • auditiert intern, innerhalb der eigenen Organisation (1st party)
  • auditiert bei Lieferanten oder bei Kunden Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette (2nd party)
  • auditiert als Berater oder für ein Zertifizierungsunternehmen extern die Organisation fremder Unternehmen (3rd party)

Fachliche Anforderungen des Auditauftrags: Der Auditor

  • auditiert einfache Sachverhalte, z. B. betriebsinterne Prozessbeschreibungen oder überschaubare Kundenspezifikationen, auf Einhaltung
  • auditiert zu weiterführenden Themen, wie Optimierungspotenziale, Branchenneuerungen, Technologie- oder Prozesseinführung
  • auditiert nach Normen oder anderen Regelwerken wie ISO 9001 oder Gefahrstoffverordnung

Auditauftrag klären und umsetzen am Beispiel eines internen Audits

 

 Auditziel: Überprüfen, ob die vor 3 Monaten von Team A an das neue Team B übergebenen Key Accounts nach den internen Vorgaben betreut werden. Ermitteln, ob die Vorgaben verbessert werden können und neue Ideen für die Betreuung der Key Accounts entstanden sind.
 Auftraggeber:                  Leiter Vertrieb


 Auditkriterien:  Aktualisierte Prozessbeschreibung Betreuung Key Accounts und Verbesserungsvorschläge vonseiten Team B
 Auditart: Prozessaudit
 Betroffene Prozesse: Vertriebsprozess
 Prozessbeteiligte: Teamleiter A, Mitarbeiter A, Teamleiter B, Mitarbeiter B
 Auditoren: Mitarbeiter Entwicklung (AL – Auditleiter), QMB(Co – Auditor),
Leiter Service (FE – Fachexperte)
 Auditorganisation: Gemeinsames Treffen in der Zentrale
15 Min. Abstimmung und Einführung
60 Min. Parallelgespräche
zu Prozessergebnissen mit den Teamleitern A + B, AL und FE
und zu Abläufen mit den Mitarbeitern A + B und Co
15 Min. Pause
60 Min. gemeinsame Runde mit Spiegelung der Themen durch die Auditoren an die Teams und Ableitung von Handlungsbedarf und Chancen für Team B
Separater Termin:
20 Min. persönlicher Ergebnisbericht Teamleiter B und Auditleiter an Leiter Vertrieb
 Terminorganisation: Bitte immer konkrete Terminvereinbarungen treffen und
sich daran halten!
 Ressourcen: Keine Reisezeit oder –kosten;
Organisation und fachliche Vor-/Nachbereitung der Auditoren
(ca. 7 Std. für erfahrene Auditoren + Durchführung 9 Std. = insg. 2 Personentage; Prozessbeteiligte müssen das Thema grundsätzlich bearbeiten, daher keine Aufwandszeit eingerechnet)
 Nutzen: Systematische Verbesserung und abgestimmte
Qualitätssicherung in der Betreuung der Key Accounts –
Minimierung des Risikos eines Verlusts von Kunden

 

Oft beginnen Sie als Auditor mit einem schwammigen Auditziel und einem vagen Auftraggeber. Scheuen Sie sich nicht, schon vor dem Audit viele Fragen zu stellen, um den Auftrag zu klären. Umso effizienter arbeiten nachher alle Beteiligten.

 

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