Erwartungen an einen Auditor
Auditor sein: Das kommt auf Auditoren zu
Ein Audit soll Nutzen bringen und kann nur so gut sein wie der Auditor. Zur Hälfte sind aber auch das Interesse der Führung, eine förderliche Unternehmenskultur und motivierte Prozessbeteiligte wichtige Erfolgsfaktoren im Audit. Sie sind allerdings nicht immer gegeben. Ein guter Auditor geht mit ungünstigen Rahmenbedingungen dennoch konstruktiv um. Er unterstützt innerhalb seines Handlungsspielraums Führungskräfte und Mitarbeiter dabei, ihre Skepsis zu überwinden und schafft die erforderliche Transparenz über das Auditziel und den Auditprozess.
Häufig bestehen aber auch sehr hohe Erwartungen an einen Auditor – zum Beispiel beim Audit einer Prozessschnittstelle. Ihnen kann nur ein professioneller Auditor gerecht werden, der mit allen Beteiligten auf Augenhöhe und empathisch kommunizieren kann.
Der Auditor im Spannungsfeld unterschiedlicher Erwartungen
Aufgaben im Auditprozess
Eine Klärung, welche Aufgaben im Auditprozess vom Auditor übernommen werden sollen, ist grundsätzlich die Ausgangsbasis für ein von allen Beteiligten als kompetent wahrgenommenes Audit.
Rollen und Aufgaben im Audit: Der Auditor
- steuert als Auditteamleiter das Auditprogramm, den Auditprozess und das Auditteam
- setzt den Auditauftrag als Auditleiter um
- wirkt als Co-Auditor bei Audits mit
- prüft als Führungskraft Prozesse auf Eignung
- wirkt als Fachexperte mit Fachwissen, als Auditierter mit Prozesswissen oder als Auditauftraggeber mit Führungswissen mit
Einsatzgebiet eines Auditors: Der Auditor
- auditiert intern, innerhalb der eigenen Organisation (1st party)
- auditiert bei Lieferanten oder bei Kunden Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette (2nd party)
- auditiert als Berater oder für ein Zertifizierungsunternehmen extern die Organisation fremder Unternehmen (3rd party)
Fachliche Anforderungen des Auditauftrags: Der Auditor
- auditiert einfache Sachverhalte, z. B. betriebsinterne Prozessbeschreibungen oder überschaubare Kundenspezifikationen, auf Einhaltung
- auditiert zu weiterführenden Themen, wie Optimierungspotenziale, Branchenneuerungen, Technologie- oder Prozesseinführung
- auditiert nach Normen oder anderen Regelwerken wie ISO 9001 oder Gefahrstoffverordnung
| Berufsbild Auditor Für die Integrität und Zuverlässigkeit von Unternehmen ist das Einhalten von gesetzlichen, behördlichen und normativen Vorgaben und Anforderungen essenziell. Neben dem Feststellen der Konformität können im Rahmen eines Audits unter anderem bewährte Praktiken erkannt, Lücken identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden. Auditoren können so einen entscheidenden Beitrag für das Unternehmen leisten und haben gute Karriereaussichten in den verschiedensten Branchen. Antworten auf die wichtigsten Fragen finden Sie in unserem Berufsbild zum Auditor:
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Auditauftrag klären und umsetzen am Beispiel eines internen Audits
| Auditziel: | Überprüfen, ob die vor 3 Monaten von Team A an das neue Team B übergebenen Key Accounts nach den internen Vorgaben betreut werden. Ermitteln, ob die Vorgaben verbessert werden können und neue Ideen für die Betreuung der Key Accounts entstanden sind. |
| Auftraggeber: | Leiter Vertrieb |
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| Auditkriterien: | Aktualisierte Prozessbeschreibung Betreuung Key Accounts und Verbesserungsvorschläge vonseiten Team B |
| Auditart: | Prozessaudit |
| Betroffene Prozesse: | Vertriebsprozess |
| Prozessbeteiligte: | Teamleiter A, Mitarbeiter A, Teamleiter B, Mitarbeiter B |
| Auditoren: | Mitarbeiter Entwicklung (AL – Auditleiter), QMB(Co – Auditor), Leiter Service (FE – Fachexperte) |
| Auditorganisation: | Gemeinsames Treffen in der Zentrale 15 Min. Abstimmung und Einführung 60 Min. Parallelgespräche zu Prozessergebnissen mit den Teamleitern A + B, AL und FE und zu Abläufen mit den Mitarbeitern A + B und Co 15 Min. Pause 60 Min. gemeinsame Runde mit Spiegelung der Themen durch die Auditoren an die Teams und Ableitung von Handlungsbedarf und Chancen für Team B Separater Termin: 20 Min. persönlicher Ergebnisbericht Teamleiter B und Auditleiter an Leiter Vertrieb |
| Terminorganisation: | Bitte immer konkrete Terminvereinbarungen treffen und sich daran halten! |
| Ressourcen: | Keine Reisezeit oder –kosten; Organisation und fachliche Vor-/Nachbereitung der Auditoren (ca. 7 Std. für erfahrene Auditoren + Durchführung 9 Std. = insg. 2 Personentage; Prozessbeteiligte müssen das Thema grundsätzlich bearbeiten, daher keine Aufwandszeit eingerechnet) |
| Nutzen: | Systematische Verbesserung und abgestimmte Qualitätssicherung in der Betreuung der Key Accounts – Minimierung des Risikos eines Verlusts von Kunden |
