“Es geht nicht nur darum, Waren von A nach B zu transportieren“
Wie kommt der Schokohase frisch und pünktlich zu den Verbraucher:innen? Die Antwort auf diese Frage ist gar nicht so trivial. Denn es gibt zahlreiche Aspekte zu beachten, damit die Qualität der Ware sichergestellt werden kann. Im Interview mit der DGQ gibt Christian Pflüger, Head of Quality Management Food Logistics bei Dachser einen Einblick in die Anforderungen an die Lieferkette und erklärt dabei, welche Rolle interne und extern Audits spielen.
Der Schokohase und weitere Leckereien frisch und pünktlich zur Osterzeit auf den Tisch – da denken doch alle Verbraucher:innen, das kann doch nicht so schwer sein. Und, haben sie damit recht?
Christian Pflüger: Nein, ganz so simpel ist es dann doch nicht. Schoko-Osterhasen und viele weitere Leckereien für das Osterfest sind bereits weit vor Ostern in den Supermärkten zu finden und müssen bis zu den Feiertagen ständig nachbestückt werden. Dabei gibt es, gerade aus Sicht der Qualitätssicherung, viel zu beachten.
Neben den lebensmittelrechtlichen Bestimmungen sind vier der wichtigsten Anforderungen, welche Dachser für alle Lebensmittel stets im Fokus hat, die Temperaturkontrolle, die Beachtung der Hygienestandards, die Rückverfolgbarkeit sowie die präventive Vermeidung von Beschädigungen, zum Beispiel eingedrückte Schoko-Osterhasen durch falsche Transportsicherung. Die Einhaltung dieser Anforderungen trägt dazu bei, dass die Schokolade in bestem Zustand zum Verbraucher kommt und Qualität, Textur und Geschmack bewahrt bleiben.
Was sind die größten Hürden auf dem Weg des Schokohasen?
Christian Pflüger: Alles, was wir tun, muss der Lebensmittelsicherheit dienen. Der Qualitätskreislauf beginnt bereits bei der Übernahme der Waren und durchläuft während des gesamten Transport- und Lagerungsablaufs weitere wichtige Schnittstellen. Der Ablauf sieht folgendermaßen aus:
Bei der Übernahme der Ware beim Kunden wird bereits eine erste Schnittstellenkontrolle auf Unversehrtheit, gegebenenfalls korrekte Übernahmetemperaturen, Manipulation oder Schädlingsbefall durchgeführt. Aber auch unsere Kunden sind in der Verantwortung. Sie müssen die Ware transportsicher übergeben sowie stabile Verpackungslösungen schaffen. So gehen die Lebensmittel schon mit hoher Qualität in den Transport. Denn von der Abholung beim Kunden bis zur Zustellung muss ein lückenloser Transport unter Einhaltung der Kühlkette sichergestellt sein. Diesen Prozess überwacht Dachser mit einem durchgehenden Temperaturmonitoring. Alle Kühlhallen und -fahrzeuge von Dachser sind mit Temperaturloggern ausgestattet, die die aktuelle Temperatur stetig online übertragen. Auch die Türöffnungszeiten der Fahrzeuge oder die Toröffnungen im Lager werden so gering wie möglich gehalten. Das hört sich zwar banal an, aber Sie lassen zu Hause den Kühlschrank ja auch nicht unnötig lange offenstehen. Das verschwendet Energie und ist schlecht für die Umwelt.
Auch beim Transport wirken hohe Kräfte, zum Beispiel beim Beschleunigen, Bremsen oder in den Kurven. Eine unzureichend verpackte Ware kann deshalb beschädigt werden, selbst wenn sie im Lkw ausreichend gesichert ist.
Im Lager geht es weiter. Hier müssen die Waren entsprechend sorgfältig gehandhabt werden. Beispielsweise darf es zu keiner Kontamination durch andere Lebensmittel kommen. Auch dürfen Waren oft nicht gestapelt werden. Dazu kommen weitere produktspezifische Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen: Schokolade wird bei einer anderen Temperatur gelagert als Milchprodukte.
Bevor der Schoko-Osterhase dann auf die Reise in den Handel geht, muss darauf geachtet werden, dass die richtige Ware mit der richtigen Charge und dem richtigen Mindesthaltbarkeitsdatum verladen wird. Vor Beladung werden die Fahrzeuge geprüft, ob diese sauber, geruchsfrei und gegebenenfalls vorgekühlt sind. An jeder Schnittstelle werden die Paletten gescannt, sodass wir immer wissen, wo sich die Ware gerade befindet.
Bei der Zustellung erfolgt gemeinsam mit dem Empfänger nochmals eine Schnittstellenkontrolle. Damit stellen wir sicher, dass jeder Verbraucher einen unversehrten und nicht geschmolzenen Schoko-Osterhasen im Handel findet.
Da kann also eine Menge schiefgehen. Wie kann das Qualitätsmanagement beziehungsweise der strukturelle Aufbau des QM dazu beitragen, diese Risiken zu minimieren?
Christian Pflüger: Ein gut strukturierter Aufbau des Qualitätsmanagements (QM) und eine systematische Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen sind hier entscheidend. Durch klare Prozesse schaffen wir Transparenz und entsprechende Key Performance Indicators (KPI) helfen uns dabei, eine bewertbare Beurteilung auszuarbeiten.
Des Weiteren überwachen wir die Qualität unserer Leistung sehr intensiv. Dafür erstellen wir monatliche Qualitätsreportings, die wir der kompletten Organisation zur Verfügung stellen. So kann in jeder einzelnen Niederlassung schnellstmöglich reagiert und die Qualität jederzeit auf höchstem Level gehalten werden.
Ein gut strukturiertes Qualitätsmanagement bietet nicht nur eine effektive Kontrolle über die Produkt- und Prozessqualität, sondern dient auch als präventives Instrument zur Identifikation, Bewertung und Minimierung von Risiken in einem Unternehmen. Nicht zuletzt spiegeln sich diese Aspekte auch in einer hohen Kundenzufriedenheit bei Produktanbietern und Endverbrauchern wider.
Welche Rolle spielt der Faktor Mensch?
Christian Pflüger: Gerade im Umgang mit sensiblen Produkten wie Lebensmitteln spielt der Mensch eine zentrale Rolle, denn die Beteiligung und das Engagement der Mitarbeitenden eines Unternehmens sind wesentliche Faktoren für den Erfolg eines Qualitätsmanagementsystems (QMS). Dachser fördert eine enge Zusammenarbeit der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um sie maßgeblich in die Prozessgestaltung und Weiterentwicklung der Qualitätssicherung einzubinden. Hierzu gehören Schulungen und Qualifikationen, aber auch die Hinterfragung und ständige Überprüfung einzelner Prozesse, um eine zukunftsorientierte Logistik auszubauen und neue Schritte in die Wege leiten zu können.
Ein starkes Qualitätsbewusstsein auf allen Ebenen der Organisation trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern und das Vertrauen in die Produkte oder Dienstleistungen zu stärken.
Welche übergreifenden Kompetenzen benötigt das Personal?
Christian Pflüger: Dies ist natürlich stark abhängig vom Aufgabengebiet des einzelnen Mitarbeiters. Neben der fachlichen Qualifikation stehen Kommunikationsfähigkeiten und kundenorientiertes Handeln im Vordergrund. Diese und weitere Kompetenzen sind ausschlaggebend für eine durchdringende Qualitätsstruktur im ganzen Unternehmen.
Welche Anforderungen an die Gesamt-Organisation braucht es, um dies gewährleisten zu können? Und wie stellen Sie das sicher?
Christian Pflüger: Das Dachser-Netzwerk wird von unserer Mission, unseren gemeinsamen Werten und einer klaren Strategie geleitet. Weiterhin ist Agilität eine wesentliche Anforderung, um Stabilität und Anpassungsfähigkeit zu bieten. Das ist die Grundlage für eine nachhaltige Entwicklung, welche sich auch auf das QM überträgt. Für das QM hat Dachser klare Qualitätsziele und eine klare Qualitätspolitik.
So kann ein stabiles und gelebtes Qualitätsmanagement bereitgestellt werden, um die Umsetzung effektiver Maßnahmen zu ermöglichen. Um potenzielle Gefahren für die Qualität frühzeitig zu erkennen beziehungsweise zu minimieren, wurde bei Dachser ein systematisches Risikomanagement implementiert. Außerdem existieren klare Verantwortlichkeiten für die Qualitätssicherung, damit jeder Beteiligte seine Rolle und Verantwortlichkeit versteht.
Die Integration all dieser Punkte in die Unternehmenskultur trägt dazu bei, eine Organisation zu schaffen, die sich auf kontinuierliche Verbesserung und Kundenzufriedenheit konzentriert.
Ihre Organisation haben Sie gut im Griff. Aber wie meistern Sie die Schnittstellen über die gesamte Lieferkette hinweg?
Christian Pflüger: Die Sicherstellung von Qualitätsmanagementstandards an den Schnittstellen über die gesamte Lieferkette erfordert eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit mit allen beteiligten Parteien. Dies ist entscheidend, damit die Qualität von Produkten und Dienstleistungen konsistent ist und den Erwartungen der Kunden entspricht.
Deshalb legt Dachser einheitliche Standards entlang der gesamten Lieferkette fest, die für alle beteiligten Parteien verbindlich sind. Lieferantenqualifizierungen sowie Vereinbarungen mit Lieferanten und Dienstleistern helfen, die Erwartungen in Bezug auf Produktqualität, Lieferzeiten, Dokumentation und weitere relevante Kriterien zu erfüllen. Gleichzeitig bietet Dachser flächendeckend Schulungen an, damit alle Parteien die Anforderungen verstehen und erfüllen können. Ein robustes Überwachungs- und Auditierungssystem stellt sicher, dass die Qualitätsstandards entlang der gesamten Lieferkette eingehalten werden. Mit internen und externen Audits werden die Leistungen von Lieferanten systematisch bewertet, um potenzielle Gefahren für die Qualität zu identifizieren und zu minimieren. Durch dieses kontinuierliche Überprüfungs- und Verbesserungsverfahren wird die Integrität und Wirksamkeit des QMS aufrechterhalten.
Wie überprüfen Sie die Funktionsfähigkeit Ihres QMS? Welche Rolle spielen Audits?
Christian Pflüger: Regelmäßige interne Audits sind ein Schlüsselelement zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit des QMS. Unsere internen Auditoren aus dem Regional Head Office und den Niederlassungen prüfen die Dokumentation, Prozesse und Verfahren, um sicherzustellen, dass sie den Standards entsprechen und effektiv implementiert sind. Audits dienen dabei als Instrument zur Identifizierung von Chancen zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung.
Uns ist bewusst, dass menschliche Fehler passieren können. Deshalb spielt der richtige Umgang damit für Dachser eine entscheidende Rolle. Wir müssen den Fehler erkennen, bewerten und im Anschluss die entsprechenden Maßnahmen daraus ableiten. Dabei hilft eine offene Fehlerkultur.
| Berufsbild Auditor Für die Integrität und Zuverlässigkeit von Unternehmen ist das Einhalten von gesetzlichen, behördlichen und normativen Vorgaben und Anforderungen essenziell. Neben dem Feststellen der Konformität können im Rahmen eines Audits unter anderem bewährte Praktiken erkannt, Lücken identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden. Auditoren können so einen entscheidenden Beitrag für das Unternehmen leisten und haben gute Karriereaussichten in den verschiedensten Branchen. Antworten auf die wichtigsten Fragen finden Sie in unserem Berufsbild zum Auditor:
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Wie haben Sie Ihre Auditoren für die internen Audits vorbereitet?
Christian Pflüger: Wichtig ist aus unserer Sicht, dass Auditoren einen Mehrwert bringen und nicht nur das System befriedigen. Nur umfassend vorbereitete Auditoren können dazu beitragen, die Effektivität des Qualitätsmanagementsystems und die Erreichung der Qualitätsziele zu gewährleisten.
Diese Vorbereitung bei Dachser beinhaltet wie oben schon genannt umfangreiche Schulungen. Dazu kommen das Verständnis des QMS, das Erlernen der richtigen Auditprinzipien und -methoden sowie risikobasiertes Denken und Kommunikationsfähigkeiten. Grundlegend sollte ein Auditor dabei unabhängig und objektiv sein und souverän mit Konflikten umgeben können. Aus einem guten Feedback eines Auditors kann das Unternehmen kontinuierlich lernen und Verbesserungsmöglichkeiten schaffen.
Hat die Corona-Pandemie die Art der Audits verändert?
Christian Pflüger: Ja, natürlich waren auch das Qualitätsmanagement und damit die Audits von der Corona-Pandemie betroffen. Der gesamte Auditprozess wurde durch diese Situation umgekrempelt und neu strukturiert. Zum Beispiel wurden Remote-Audits durchgeführt, damit sie überhaupt stattfinden konnten. Die Corona-Pandemie hat aber auch gezeigt, wie wichtig es für uns ist, immer dranzubleiben und das Qualitätsmanagement vor Ort und in Präsenz zu leben.
Was ist davon nach Corona geblieben?
Christian Pflüger: Meetings und die Audits, die es zulassen, werden immer noch remote durchgeführt, um Zeit zu sparen und effizienter arbeiten zu können. Des Weiteren hat die Pandemie die Digitalisierung deutlich beschleunigt. Diese Tools und Möglichkeiten helfen uns, heute schneller und unkomplizierter miteinander in den Austausch zu gehen.
Stellt dies besondere Anforderungen an die Auditoren? Welche Qualifikationen müssen Sie mitbringen?
Christian Pflüger: Die Prozesse in einem Logistikunternehmen sind vielschichtig und komplex. Es geht nicht nur darum, Waren in einen LKW zu laden und von A nach B zu transportieren oder Waren im Hochregal zu lagern. Gerade in einem sensiblen und stark regulierten Umfeld wie der Lebensmittellogistik sind viele Anforderungen zu kennen und regelmäßig zu überprüfen.
Welcher Schwerpunkt lag auf den DGQ-Schulungen für Ihre Auditoren?
Christian Pflüger: Uns war es wichtig, gemeinsam mit der DGQ ein Inhouse-Training auf die Beine zu stellen, was uns ermöglicht, gezielt auf den Dienstleistungs- und im speziellen auf den Logistikbereich eingehen zu können. Dabei steht für uns im Vordergrund, dass die Norm verstanden werden muss, aber praktikabel und gelebt umgesetzt und somit auch auditiert werden kann. Hilfreich waren hier die gezeigten Tools aus der Praxis und die gemeinsame Erarbeitung eines möglichen Einsatzes in unserem Unternehmen.
