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Wie führe ich ein QM-System ein?

Qualitätsmanagement  bzw. ein Qualitätsmanagement-System (QM-System) einzuführen ist ein komplexes Projekt, das in der Regel etwa ein Jahr in Anspruch nimmt. Was sind dabei die wichtigsten Schritte und woran sollten Qualitätsverantwortliche unbedingt denken? Im ersten Schritt muss sich die Geschäftsführung klarwerden, welche Ziele sie damit verfolgt:

Warum sollten Unternehmen ein QM-System einführen

  • Steigerung der Leistungsfähigkeit der Organisation
  • Bessere Erfüllung von Kundenanforderungen
  • Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben
  • Kosteneinsparungen durch weniger Fehler oder Reklamationen durch Kunden
  • Festigung der Marktposition durch eine bessere Kundenbindung
  • Interne Verbesserungen durch die Einbindung der Mitarbeiter

Wie aufwändig ist es, ein QM-System einzuführen?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten und ist davon abhängig, wie intensiv das Unternehmen den Einführungsprozess vorantreibt. Ein Jahr ist ein realistischer Zeitraum – wenig komplexe Unternehmen benötigen weniger Zeit.

Zu den Kosten zählen auch die Zeit der Mitarbeiter oder – bei Bedarf – externe Berater. Wenn eine Zertifizierung angestrebt wird, fallen zusätzlich Kosten für das externe Audit der Zertifizierungsgesellschaft an. Diese richten sich wesentlich nach der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen. Hierzu sollte sich das Projektteam entsprechende Angebote unterbreiten lassen.

Neben den Kosten entstehen positive Rückflüsse – z. B. durch weniger Fehler und Reklamationen, eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, schlankere Prozesse und ein besseres Unternehmensimage.

QM-System einführen –  das sind die wichtigsten Schritte

  • Nach der klaren Zieldefinition für das QM-System und der Selbstverpflichtung der Geschäftsführung wird meist ein Projektteam berufen. Dies besteht aus mindestens einem Mitglied, das über die notwendige Normkenntnis verfügt. Falls diese Expertise nicht vorhanden ist, sollte das Unternehmen vorab Mitarbeiter qualifizieren oder sich um externe Unterstützung bemühen. Dies kann viel Geld sparen.
  • Der Zeitplan muss in Eckpunkten bestimmt werden. In der Regel nimmt die Einführung eines QM-Systems ein Jahr in Anspruch.
  • Im nächsten Schritt werden Zertifizierungsgesellschaft und Auditor ausgewählt. Dies sollte schon früh im Projekt gemacht werden, da der Vorlauf meist viele Monate in Anspruch nimmt. An dieser Stelle ergibt sich der Termin für die Zertifizierung – der vorläufige Endpunkt des Projekts.
  • Die Geschäftsführung – unterstützt durch das Projektteam – muss die Mitarbeiter über die Einführung des QM-Systems informieren, sie einbinden und motivieren. Dies ist für den Aufbau des Qualitätsmanagement-Systems besonders wichtig, da die Mitarbeiter an der Beschreibung der Prozesse und der Dokumentation unbedingt mitwirken sollten.
  • Die Prozesse im Unternehmen und deren Dokumentation werden meist schon zu Beginn bestimmt. Dies ist ein iterativer Prozess, der meist Monate in Anspruch nimmt.
  • Der Projektfortschritt sollte kontinuierlich überwacht werden.
  • Der Projektleiter muss sicherstellen, dass das QM-System alle Anforderungen der Norm sinnvoll und angemessen abbildet. Da ISO 9001:2015 sehr allgemein gehalten ist (generisch), gilt es, stets eine individuelle Lösung für das Unternehmen aufzuzeigen.
  • Wenn das QM-System aufgebaut ist, erfolgt die Durchführung des internen Audits. Dieser muss das komplette System erfassen und bildet u. a. einen wichtigen Input für das Management-Review/die Managementbewertung.
  • Das Management-Review ist dann meist der vorläufige Schlusspunkt des Projekts. Hier muss die oberste Leitung (meist die Geschäftsführung) das komplette QM-System formal bewerten und entsprechende Maßnahmen definieren. Die Managementbewertung sollte kontinuierlich erfolgen. (Wir haben einige Tipps zur Managementbewertung für Sie zusammengestellt.)
  • Nach der erfolgreichen Einführung des Qualitätsmanagement-Systems wird es kontinuierlich verbessert. Qualitätsmanagement ist somit niemals zu Ende.

Wichtige Meilensteine im Projekt

  • Qualitätspolitik und Qualitätsziele
  • Definition von aussagefähigen Kennzahlen
  • Umfeldanalyse und Stakeholder
  • Ermittlung von Risiken und Chancen
  • Erstellung der Dokumentation
  • Ermittlung der Kundenzufriedenheit
  • Lieferantenbewertung
  • Definition der Qualitätskontrollen

Kritische Aspekte während der Einführung – daran sollten Sie unbedingt denken

Der Aufbau des QM-Systems ist von einigen kritischen Erfolgsfaktoren abhängig. Die Geschäftsführung initiiert das Projekt und muss für die notwendigen Ressourcen sorgen.  Dies muss intern klar kommuniziert und sichtbar sein. Die Geschäftsleitung hat eigene konkrete Normforderungen umzusetzen und muss hier professionell mit gutem Beispiel vorangehen.

Das Projektteam sollte darauf achten, bereits im Rahmen des Einführungsprojektes, konkrete Verbesserungen darzustellen. Dies kann sehr hilfreich sein und alle Beteiligten motivieren. Somit wird das Qualitätsmanagement für die Mitarbeiter greifbar.

Der Projektleiter muss das Projekt sowohl fachlich wie auch organisatorisch überwachen. Dazu müssen tiefgehende Kenntnisse über Qualitätsmanagement, Normkenntnisse und Methodenkenntnisse im Projektteam vorhanden sein. Wenn das QM-System zertifiziert werden soll, dann erfolgt dies durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft. Diese stellt dem Unternehmen das Zertifikat aus, das dann drei Jahre gültig ist.


Der Autor Dipl.-Kaufmann Christof Dahl, geb. 1971, arbeitete mehrere Jahre als Prüfungsleiter bei PricewaterhouseCoopers in Madrid. Seit 2003 ist er selbstständiger Unternehmensberater und Trainer für Qualitätsmanagment in Kirkel-Altstadt und Esslingen am Neckar. Dahl ist als DGQ-Trainer auch in der Auditoren-Ausbildung und im Bereich Prozessmanagement aktiv.

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