Digitale Prozessautomatisierung für Qualitätsmanager
Organisationen fordern zunehmend standardisierte und automatisierte Prozesse. Lohnkosten, der demografische Wandel und die zunehmende Prozesskomplexität in allen Abteilungen und Organisationen erhöhen den Druck zur Standardisierung und Automatisierung. Die bisherige Herausforderung: Das Problem ist komplex und der Mangel an Fachkräften stellt zunehmend einen Engpass dar, doch die modellgesteuerte Prozessautomatisierung bietet an dieser Stelle eine Alternative.
Effiziente Prozessgestaltung und technische Ausführung von Prozessen leicht gemacht!
Bisher lagen die Verantwortung und Aufgaben wie die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen in den Händen von IT-Fachkräften oder Software-Entwickler:innen, die über die hierzu notwendigen technischen Fähigkeiten verfügten. Doch das verändert sich derzeit. Technologische Entwicklungen ermöglichen intuitivere Instrumente, die auch Qualitätsmanager:innen den Zugang zu diesen Themenbereichen eröffnen.
Am Beispiel der standardisierten Modellierungssprache „Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)“ ist das gut nachzuvollziehen. Qualitätsmanager:innen können dank dieser Notation fachliche Inhalte einfach visuell beschreiben und damit ganz ohne Programmierwissen oder spezielles Software-Knowhow Ausführungsanweisungen implementieren.
Was ist Prozessautomatisierung?
Wenn Unternehmen schnittstellenübergreifend digitalisieren und (mittlerweile häufig) automatisieren, spricht man von Prozessautomatisierung oder Workflow-Automatisierung. Ein funktionierendes Prozessmanagement ist ohne den Einsatz von Automatisierungstechnologien heute kaum noch vorstellbar. Die Komplexität steigt durch die Anzahl der für einen Prozess erforderlichen analogen und digitalen Ressourcen (Menschen, Systeme, Dienste, Maschinen, IoT-Geräte etc.) und deren Schnittstellen. Durch das abteilungs- und oft auch kompetenzübergreifende Verständnis von Prozessen können Qualitätsmanager:innen Synergien nutzen.
Häufige Herausforderung: Qualitätsmanager:innen sind selten IT-Expert:innen, müssen jedoch über verschiedene Fachabteilungen hinweg und im Austausch mit diesen die Leistungsfähigkeit der Prozesse auch durch Software ständig erhöhen. Eine gute Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis des Prozesses zwischen Ingenieur:innen, IT-Techniker:innen und Nicht-Techniker:innen sind hier Basis für den Erfolg.
Modellgetriebene Automatisierung ist visualisierbar und verständlich
Die Modellierungssprache BPMN 2.0 wird zur Prozessmodellierung, also der Visualisierung und Beschreibung von Prozessen genutzt. Das Besondere: Die in Symbolen notierten Modelle sind gleichermaßen für Menschen wie auch für Software (Workflow Engines) lesbar. Die BPMN eignet sich daher gut, um auch komplexe Sachverhalte im Detail zu beschreiben und weiterhin abstrakt Inhalte vermitteln zu können. Technisch-orientierte und fachlich-orientierte Beteiligte können hiermit eine gemeinsame Sprache verwenden. Nicht nur gelingen mit der Notation der Entwurf und die bildhafte Darstellung von Prozessen, sondern diese können im selben Zuge durch Software gelesen und technisch ausgeführt werden. Die beiden Komponenten, Modelle und Workflow Engines, bilden die Grundlage moderner, modellgetriebener Automatisierung im Prozessmanagement.
Prozessmodelle orchestrieren so verschiedene Ressourcen. Zur Einbindung menschlicher Ressourcen, können BPMN-Prozesssmodelle den Aufruf von Benutzeroberflächen ermöglichen. Diese stellen die Schnittstelle zum Anwender dar (User Interface). Andere Ressourcen (z.B. ein ERP-System, oder ein Roboter) können durch den Aufruf technischer Schnittstellen (wie RestAPIs, OPC UA, u.a.) integriert werden. Durch Oberflächen und Schnittstellenaufrufe ergänzt, entsteht so auf Basis einer Workflow Engine eine Prozess-Applikation, die medienbruchfrei alle beteiligten Systeme integriert und von allen Mitarbeiter:innen der Organisation genutzt werden kann.
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BPMN 2.0 ist demnach eine Low-Code/No-Code Methode, weil Modelle und Software-Anwendungen ganz ohne die klassischen Programmier-Codes, sondern anhand von grafischen Symbolen erstellt werden können. Nicht-Techniker:innen entwickeln aus der Expertise ihrer Fachabteilung heraus, unabhängig von Software-Expert:innen, automatisierte Lösungen – ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um unter anderem dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
Neben der technischen Ausführung des Prozesses übernimmt die Workflow-Engine auch die Steuerung und Überwachung der Prozessleistung. Die Prozesse-Applikation zeigt alle laufenden Prozesse zum besseren Verständnis an. Dadurch ist eine optimale Transparenz über alle laufenden Prozesse gewährleistet. Ressourcennutzung und -verbrauch sowie Prozessschwächen sind sofort erkennbar und gleichermaßen zugänglich, sodass Fachabteilungen Echtzeitinformationen nutzen können, um Prozesse zu optimieren und nahtlos in den Prozess-Kreislauf der Organisation zurückzugeben.
Eine Workflow Engine bietet im laufenden Betrieb die visuelle Form des Modells. Jeder Fachbereich erkennt und versteht leicht die eigene Verortung im Gesamtsystem, ebenso wie Querbezüge und Abhängigkeiten. Ein solcher Übergang wäre ohne BPMN nicht denkbar.
Vorteile von BPMN 2.0
Ist die Rede von Prozessautomatisierung, wird meist implizit von der Modellierungssprache „Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)“ gesprochen. Inzwischen gilt die Modellierungssprache BPMN 2.0 als der absolute Standard für Prozessmodellierung. Seit 2013 auch als ISO-Standard ISO19510 veröffentlicht, hilft er bei der Interaktion, vereinfacht die Transparenz, macht Workflows verständlicher und das Arbeiten angenehmer. Und nicht nur das: die visuelle Darstellung technischer Inhalte ist mit Hilfe von BPMN 2.0 ganz ohne IT-Fachwissen möglich.
Das System hinter solch schlicht gestalteten Symbolen ist leicht anzuwenden: Viele verschiedene Business-Szenarien können als Modell abgebildet werden. Selbst komplexe (Ende-zu-Ende-)Prozesse können auf diese einfache Weise dargestellt und auch fachfremden Kolleg:innen im Unternehmen zugänglich und verständlich gemacht werden. Modellierungssprachen bilden somit das gemeinsame Vokabular im automatisierten Prozessmanagement und sind unverzichtbares Kommunikationsmittel über die gesamte Organisation hinweg.
Zusammengefasst stechen folgende Vorteile heraus:
- Modell als Kommunikationsmittel
Es heißt, ein Bild sagt mehr als tausend Worte. So verhält es sich auch bei der modellgetriebenen Automatisierung. Beteiligte Kolleg:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen und Hintergründen können Prozesse dadurch besser verstehen und miteinander kommunizieren. - Simpel und ausdrucksstark
Der große Symbolumfang der Modellierungssprache BPMN 2.0 ermöglicht eine präzise und einfache Darstellung unterschiedlicher Einsatzszenarien. - Prozessmodellierung ist keine Verschwendung
In der Vergangenheit wurden Unternehmensprozessmodelle zwar oft erstellt, diese waren aber für Software nicht lesbar und „versauerten“ dann leider meist im Schrank. Die heutigen BPMN-Modelle sind direkt ausführbar, werden daher nicht mehr ausschließlich von Auditor:innen genutzt, sondern sind integraler Teil der Prozessleistung. - Modell als Analyse-Instrument
Die Präzision der Modellierungssprache offenbart bei der Dokumentation Unklarheiten. Sie eignet sich also gut, um Schnittstellen zwischen Prozessen abzustimmen und Anforderungen an IT-Systeme aufzudecken. - Passgenau und zielgerichtet
Auf Basis der erstellten formalen Modelle orchestrieren Workflow-Engines den Ressourcen-Einsatz der Organisation und können genau auf die Unternehmensziele ausgerichtet werden.
Fazit
Prozessautomatisierung wird leichter denn je. Qualitätsmanager:innen haben aufgrund ihrer bisherigen Prozessbetrachtungen hier häufig bereits die ersten Grundlagen gelernt, auf denen nun aufgebaut werden kann. Da das Qualitätsmanagement über zahlreiche Methoden verfügt, um Prozesse zu analysieren und zu verbessern, steht es in exponierter Stellung, um sicherzustellen, dass nur optimierten und reifen Prozessen eine Automatisierung erfahren.
Über den Autor:
Björn Richerzhagen ist Trainer und Berater bei MINAUTICS GmbH sowie DGQ-Trainer für Prozessmanagement und arbeitet an der Schnittstelle zwischen IT und Business. Sein schwerpunktmäßiges Tätigkeitsfeld ist das modellgetriebene Prozessmanagement. Als Kaufmann und ITler pflegt er den transdisziplinären Ansatz im BPM.
