25. Mai 2013

Auditworkshop auf der Control: Auditmethoden müssen zu Unternehmenszielen passen

Ein Audit sollte kein notwendiges Übel sein. Es ist eine Chance, mit vielen Experten im Unternehmen ins Gespräch zu kommen, gute Leistungen zu bestärken und Potenziale aufzudecken. Darüber waren sich die Referenten des Audit-Workshops auf der diesjährigen Control einig. In drei spannenden Vorträgen beleuchteten Sie, worauf es beim Auditieren ankommt.

Den Anfang machte Frank Graichen, Geschäftsführer der DQS Medizinprodukte GmbH. In seinen Vortrag beschrieb er die wichtigsten Neuerungen von DIN EN ISO 19011:2008. Im Anschluss ging er darauf ein, in welche Fallen interne und externe Auditoren häufig tappen. „Es werden ewig die gleichen Auditziele definiert und auf Konformität geprüft“, sagte Graichen. „Dass das irgendwann keinen Spaß mehr macht und keinerlei Potenziale aufgedeckt werden, erscheint logisch.“ Schon bei der Ankündigung des Audits stolperten die ersten indem sie „freudlose, humorlose Einladungen versenden, die schon nach lästig riechen“. Kontraproduktiv sei darüber hinaus, dass viele Audits primär auf Defizite und Schwächen abzielen, statt Positives zu stärken. Interne und externe Auditoren fordere ISO 19001 daher explizit dazu auf, Auditmethoden auszuwählen, die zu den Zielen, den Auditkriterien und dem Unternehmen passen.

Auf diese Auditmethoden ging Daniel Wirz, Prokurist bei Hagen Consulting & Training GmbH, näher ein. „Abhängig von der Art des Unternehmens, der Unternehmenskultur, aber auch den Zielen bieten sich eine Fülle von Methoden an“ erklärte Wirz. Wenn die Voraussetzungen stimmen, könnte die Auditierung von Standorten im Ausland zum Beispiel „Remote“ (aus der Ferne) durchgeführt werden – mit technischer Unterstützung, Befragungen via Telefon, Checklisten und Fragebögen. Das sei in Hinblick auf Reisekosten und Ausfallzeiten der Auditoren mitunter eine gute Alternative zum klassischen Audit. Ebenso kann das Auditieren aus der Ferne im Rahmen der Maßnahmenverfolgung bereits durchgeführter Audits eine sinnvolle Ergänzung sein. Aber auch Rollenspiele oder Perspektivenwechsel mittels Rollentausch könnten überraschende Ergebnisse bringen, sofern sie zum Unternehmen passen. „Letztlich geht es darum, bekannte Pfade mithilfe verschiedener Auditmethoden auch mal verlassen“, sagte der Experte. „Das deckt Potenziale auf und unterstützt Unternehmen, neue Herausforderungen erfolgreich zu meistern.“

Wie wichtig die kommunikativen Fähigkeiten und Fragetechniken der Auditoren sind, zeigte Martina Jensen, Geschäftsführerin des Büros für Personalentwicklung. In ihrem Vortrag beschrieb Sie das Spannungsfeld, in dem sich interne und externe Auditoren befinden, um den verschiedenen Anspruchsgruppen gerecht zu werden. „Hilfreich sind grundlegende Kommunikationstechniken wie aktives Zuhören, das Senden von Ich-Botschaften, aber auch beidseitiges Feedback“, erklärte Jensen. Wie auch ihre Vorredner betonte sie die Wichtigkeit von Lösungs- statt Problemorientierung. Für den Auditor bedeute dies, Zuhören und auch einmal Schweigen zu können, die Sprache des Gegenübers zu verwenden, Wesentliches zusammenzufassen und auch mal zu loben. Typische Fragearten seien dabei das Aktivieren von Ressourcen (Wer könnte hier im Unternehmen helfen, welche Mitarbeiter könnten eingesetzt werden), Reframing (Was würde passieren, wenn nichts passiert? Wie würden Sie vorgehen, wenn es nicht Ihre Abteilung wäre?) oder Coping (Wie haben Sie es bisher mit diesem Problem ausgehalten? Wie haben Sie es geschafft, dass die Dinge nicht noch schlechter wurden?).

Der Auditworkshop war einer von vier kostenfreien DGQ-Veranstaltungen auf der Control und mit rund 80 Teilnehmern gut besucht. Auch für die nächste Control plant die DGQ verschiedene Workshops zu QM-relevanten Themen.