Das interne Audit – darauf kommt es an
Im internen Audit tauschen sich Menschen über ihre Arbeitsweise, deren Effektivität und Effizienz sowie Verbesserungsmöglichkeiten aus. Um diesen Austausch möglichst konstruktiv zu gestalten, ist es wichtig, professionell und mit Einfühlungsvermögen vorzugehen. Das betrifft nicht nur die Gesprächssituation selbst, sondern auch die Vor- und Nachbereitung, die Kommunikation der Ergebnisse und der tatsächlich erreichten Verbesserungen. Sind diese Dinge im Einklang, steigert sich der Mehrwert des Audits für die Organisation – und die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften.
Sie möchten interne Audits professionell durchführen? In diesem Interview berichtet DGQ-Trainer Matthias Wernicke, der sich auch im Fachkreis Audit engagiert, über die Erfolgsfaktoren. Interview anschauen
Auditerfahrungen und Tipps von Praktikern
Frank Otterbach, tätig im Qualitätsmanagement bei Bizerba in Balingen, berichtet über eine kniffelige Auditsituation und seinen Umgang damit.
Warum war die Auditsituation kniffelig?
Der Auditteilnehmer wollte kurzfristig einen Termin für ein internes Audit absagen. Die Begründung für die Absage war, dass aufgrund vieler dringender Aufträge keine Zeit für ein Audit gegeben sei. Kurzzeitig konnte ich Verständnis aufbringen. Je länger ich jedoch darüber nachdachte, desto mehr Argumente sprachen dafür, trotz straffem Zeitplan ein Audit durchzuführen. Ich fasste den Entschluss, das Audit nicht abzusagen oder zu verschieben, sondern den Auditpartner zu überzeugen.
Wie haben Sie die Situation gelöst?
Ich habe das direkte Gespräch gesucht und argumentiert, dass die bisher durchgeführten Audits durchaus einen Benefit für die Abteilung gebracht haben. Hierzu nannte ich verschiedene Beispiele.
Darüber hinaus haben wir einen Deal ausgehandelt: Ich reduziere die Auditzeit auf ein Minimum und erfrage so viel wie möglich an anderen Stellen, um den die Auditpartner zeitlich zu entlasten. Als Gegenleistung bat ich den Auditpartner, sich dem Audit voll und ganz zu widmen. Der Auditpartner stimmte zu und wir haben ein gutes und sinnvolles Audit in der Hälfte der geplanten Zeit durchgeführt. Argumente und Verhandlungsgeschick haben mir am meisten geholfen, aber auch meine Auditphilosophie der Vergangenheit. Diese war und ist, Herausforderungen gemeinsam zu erkennen und gemeinsam zu lösen. Und: Ein Audit nie als Waffe einzusetzen.
Fachkreis Audit und Assessment
Audits werden als die akzeptierten und wirksamen Treiber in Organisationen eingesetzt, um Risiken und Chancen zu erkennen und Mehrwert zu erzeugen.
Vision
- Audits werden in den Organisationen als wirksames Mittel für das Management der Organisation und für die Zielerreichung wahrgenommen.
- Audits beantworten Fragen zu den Zielen, Chancen und Risiken für die Organisation.
- Audits liefern anwendbare, objektive, belastbare und überzeugende Ergebnisse.
- Organisationen werden dabei ganzheitlich unter Einbeziehung aller Beteiligten betrachtet.
Gleichzeitig haben Audits nach wie vor die Funktion, die Konformität mit den internen Anforderungen und denen von Kunden, Gesetzen, Behörden und Normen zu analysieren und zu bewerten.
Dazu wird sich der Fachkreis in Bezug auf aktuelle Themen positionieren um Verständnis, Akzeptanz und Attraktivität von Audits und Assessments erhöhen.
Handlungsfelder:
- Kompetenz von Auditoren erhöhen
- Werkzeuge auf dem aktuellen Stand der Technik ermitteln & zur Verfügung stellen
- Auditergebnisse zur Verbesserung der Organisation nutzbar machen
- Angemessene, neue und bewährte Auditmethoden für unterschiedliche Auditziele darstellen
- Akzeptanz für Audits schaffen (bei Mitarbeitern und Management)
- Zielgruppenorientierte Sprache verwenden (für Mitarbeiter und Management)
Themen des Fachkreises
- Rolle von Audits zur Unterstützung der Umsetzung ISO 9001:2015
- Konfliktmindernde Sprache in Auditberichten
- LPA zur Einbindung von Führungskräften in die Auditlandschaft
- Remote Audits als Beitrag zur Erhöhung der Wertschöpfung
- Kurzaudits/Blitzaudits zur Begleitung von Risiken und Chancen
- Beispielsammlung für Missverständnisse in Audits aus der Sicht der MA
- Erläuterung von Auditfachbegriffen in Alltagssprache
- Entscheidungshilfen für gemeinsame Audits in integrierten MS
- Methoden zur Adressierung des Auditnutzens bei der OL
- Regionalkreisvorträge
- Transfer der Erkenntnisse in andere FK, z.B. FK Qualität und Projekte sowie Input in Seminare und Lehrgänge
- Publikationen für DGQ-Mitglieder und die interessierte Öffentlichkeit
Zielgruppe
Der Fachkreis ist offen für alle Mitglieder der DGQ, die an der aktiven Mitarbeit zu diesen Themen interessiert sind. Er wird Ergebnisse für folgende Zielgruppen erarbeiten:
- Menschen und Institutionen, die Audits durchführen,
- Menschen, die Audits beauftragen (Führungskräfte),
- Berater und Qualitätsmanager, die Managementsysteme aufbauen, die auditiert werden.
Mitarbeiten
Der Fachkreis wird geleitet von:
- Mathias Wernicke – Selbständig
- Petra Nitzsche, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR)
- Marita Großer, Döhler Dahlenburg GmbH
Der Fachkreis orientiert sich in seiner Arbeit an der agilen Ehrenamtlichenarbeit, die von der DGQ für die Gemeinschaftsarbeit entwickelt wurde. Hierbei werden in kurzen Abständen von selbstorganisierten Kleingruppen kleine, praktisch anwendbare Ergebnisse erarbeitet.
Wenn Sie Interesse haben, sich aktiv im Fachkreis einzubringen und sich mit Experten zu diesem Thema auszutauschen, dann sprechen Sie das Leitungsteam an unter fk-a@dgqaktiv.de.
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DGQ-Interviews: „Anders auditieren“Konkrete Methoden zur “Belebung” des internen Audits |
Aufruf „Audit-Tipps von Praktikern“
Wenn Sie Auditor sind, zum Beispiel für interne Audits oder Lieferantenaudits, haben Sie sicherlich schon einiges erlebt. Ob unwillige Auditpartner, unvorbereitete Co-Auditoren, verunsicherte Lieferanten oder fehlende Dokumente – uns interessiert, wie Sie mit diesen Situationen umgegangen sind, um das bestmögliche aus dem Audit zu machen.
Bitte beantworten Sie uns folgende Fragen in ca. 1000 Zeichen:
- Was waren kniffelige Auditsituationen?
- Wie sind Sie damit umgegangen?
- Wie haben Sie die Schwierigkeiten gelöst?
- Was hat Ihnen bei der Lösung geholfen? (besondere Gesprächstechnik, Weiterbildung…)
Bitte senden Sie Ihre Audit-Tipps an:
Anja Lütjens
DGQ-Produktmanagerin
al@dgq.de
Unter allen Einsendungen verlosen wir eine Teilnahme an dem Workshop DIN EN ISO 19011:2011 – wertschöpfend auditieren.
Informationen zur Verlosung >>>
Wir sind auf Ihre Beiträge gespannt. Die besten Tipps werden auf der DGQ-Website veröffentlicht.
ISO 9001 wird erwachsen: Mehr Freiheit – aber auch mehr Verantwortung
Weniger detaillierte Einzelforderungen, mehr Spielraum für angemessenen Umgang – diese Tendenz lässt sich schon bei oberflächlicher Betrachtung des für die Öffentlichkeit zur Stellungnahme bereitgestellten Normentwurfs zur ISO 9001 registrieren. Der Beauftrage der obersten Leitung, das QM-Handbuch, die statistischen Methoden, die sechs dokumentierten Verfahren werden bspw. laut DIS 9001:2014 nicht mehr explizit gefordert. Daraus leichteres Spiel für extrinsisch motivierten Umgang mit der künftigen Norm abzuleiten ist allerdings fehl am Platze. Wer bisher die Normenforderungen angemessen umgesetzt hat, wird beim Studium des Entwurfs sicher nicht erschüttert. Wo allerdings bisher rein formal ein QM-System nachgewiesen wurde, könnte es eng werden: Dem Wesen nach ist der vorliegende Entwurf sehr viel konsequenter als die derzeit gültige ISO 9001:2008.
Das Ergebnis der Revision kann nur am Vorhaben selbst gemessen werden. Für eine eingehende Bewertung sollte man sich vorab die Ziele der Revision anschauen:
- Berücksichtigung von Änderungen in Qualitätsmanagementverfahren und Technologien seit der letzten großen Revision (2000)
- Das Erarbeiten einer Norm, die den Anwendern in den nächsten zehn Jahre einen geeigneten Rahmen für ihr Qualitätsmanagementsystem und dessen Zertifizierung bietet
- Verbesserung der Wertschöpfung der Organisation und ihrer Leistung für den Kunden
- Integration der Risikobeherrschung in das System
- Verbesserung der Anwendbarkeit und Vereinfachung der Sprache
- Die Dokumentationsforderungen als Hauptaufreger der Kritiker sollte weniger Gewicht erhalten
Eine umfangreiche webbasierte Anwenderbefragung hatte eine zunehmende Vielfalt bei den Anwendern der ISO 9001, neue Qualitätskonzepte und Ideen für die Aufnahme in die ISO 9001, eine bisher oft zu formale Interpretation der ISO 9001:2008 sowie Bedarf nach unterstützenden Hinweisen und Leitfäden ergeben.
Durch alle Bereiche zieht sich als roter Faden der in der Einleitung beschriebene Leitgedanke: „Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems sollte eine strategische Entscheidung einer Organisation sein. Ein stabiles Qualitätsmanagementsystem kann einer Organisation dabei helfen, ihre Gesamtleistung zu verbessern, …” (DIS 0.1). Dieser Anspruch wird vom Entwurf mit Leben gefüllt. Das wird besonders deutlich, wenn über den Tellerrand der bei der Zertifizierung angesprochenen Kapitel hinaus die gedanklichen Leitplanken vor und nach zertifizierbarem Text beachtet werden. Einleitung, Anmerkungen und Anhänge sind ausdrücklich als Anleitung zum Verständnis da – und sollten genutzt werden.
Die Diskussion zur Revision in den Betrieben lohnt den Aufwand. Der reife Teil der QMunity wird nicht fragen „Was wird der Zertifizierungsauditor wollen?“, sondern: „Was ist der Stellenwert des QM-Systems beim Erreichen der Unternehmensziele, welchen Beitrag können wir Qualitätsmanager leisten?“ Das wird besonders deutlich im Kapitel ‚Prozesse‘ des Normentwurfs. Seit der letzten großen Revision 2000 ist von ISO 9001 Prozessmanagement gefordert. Die „Elemente – Qualitäter“ waren jedoch vielerorts weiter für Dokumentation, interne Audits und Konformitätsbewertung zuständig. Abteilungsleiter wurden in „Prozessverantwortliche“ umbenannt. Aber: viele Unternehmen blieben weitgehend vertikal ausgerichtet. Prozessorientierung wurde in der Praxis weitestgehend behauptet, tatsächlich aber in Abteilungen gearbeitet. Mancherorts bildete sich gar neben dem formalen QM eine tatsächliche Prozesssteuerung (etwa durch die Produktionsleitung, die QS, Lean-Manager) als Parallelwelt heraus (oder war es umgekehrt?). Dabei muss die Frage des QMs lauten: „Wie unterstützt mein Angebot die oberste Leitung? Ist es aus der Strategie abgeleitet? Unterstützt es die wirtschaftlichen Ziele? Fasst es Ressourcen und bildet ein Setting reifer Prozesse? Regelt es den „Normalfall“ oder wirkt es in Richtung „Befähigung zur Agilität“, um den Wandel zu meistern?“ Die neue Norm wird es den Qualitätsmanagern leichter machen, die formalen Aspekte des QM-Systems mit diesen Anforderungen der Lebenswirklichkeit besser zu verknüpfen. Die Einleitung des Entwurfs betont neben der Wirksamkeit ausdrücklich die Effizienz, die Berücksichtigung der Prozesse aus Sicht der Wertschöpfung, das Erreichen wirksamer Prozessleistung, die Verbesserung der Prozesse als Ziel. (DIS 0.3)
Ihre Stellungnahmen zum Normentwurf können Sie bis September 2014 unter www.Entwuerfe.DIN.de abgeben.
Autor:
Kai-Uwe Behrends
Leiter DGQ Landesgeschäftsstelle Nord
Audit-Trainings für jeden Bedarf
Anja Lütjens, Produktmanagerin für die Audit-Trainings der DGQ
DGQ-Produktmanagerin Anja Lütjens über die unterschiedlichen Einstiegsmöglichkeiten ins Thema Audit
Seit 2014 hat die DGQ ihr Weiterbildungsprogramm um verschiedene Lehrgänge und Seminare im Bereich Audit erweitert. Künftig haben Teilnehmer die Möglichkeit, sich noch individueller für ihre unterschiedlichen Aufgaben im Rahmen der Auditierung zu qualifizieren. Zudem gibt es zusätzliche Möglichkeiten, in das Thema Audit einzusteigen – je nach Vorkenntnisse und Bedarf. So können sich Qualitätsbeauftragte beispielsweise auf direktem Weg zum DGQ-Auditor Qualität weiterbilden. Die Newsletter-Redaktion hat mit Anja Lütjens über die verschiedenen Bildungswege gesprochen.
Frau Lütjens, welche unterschiedlichen Weiterbildungsmöglichkeiten zum Thema Audit gibt es bei der DGQ?
Für Fach- und Führungskräfte ohne Managementsystem-Kenntnisse, die als interne Auditoren Prozesse oder spezifische Regelwerke auditieren wollen, bietet sich zum Beispiel die Qualifizierung zum DGQ-Auditmethodenspezialisten bzw. zum DGQ-Internen Auditor an. Beide Abschlüsse befähigen dazu, interne, vertrauliche, gesetzliche und sonstige Vorgaben mithilfe eines Audits zu hinterfragen. Zudem lernen Teilnehmer zu überprüfen, inwieweit sich die Aufbau- und Ablauforganisation eignet, um diese Vorgaben zu erfüllen.
Neben diesen beiden Abschlüssen hat die DGQ die Auditor-Ausbildung im Programm. Für wen ist diese Weiterbildung die richtige Wahl?
Für alle Auditoren, die intern oder extern Managementsysteme und -prozesse im Bereich Qualität, Umwelt, Energie und OHS auditieren wollen. Im Rahmen dieser Ausbildung trainieren Sie beispielsweise, spezielle Gesprächstechniken gezielt anzuwenden – in 1st und 2nd-Party-Audits, intern und bei Lieferanten.
Besonders eignet sich die Weiterbildung, wenn Sie bereits als interner Auditor tätig sind. Denn dann haben Sie ja bereits gute Audit-Basiskenntnisse und wissen, worauf es ankommt. Durch die Weiterbildung zum Auditor erhalten Sie dann zusätzlich das nötige Rüstzeug, um auch mit schwierigen Auditsituationen souverän umgehen zu können. Zudem lernen Sie, Ihre Auditprozesse kritisch zu betrachten und gezielt zu verbessern. Auch für Lieferantenauditoren ist die Weiterbildung die richtige Wahl.
Wie profitieren die Teilnehmer beruflich davon, wenn Sie sich zum Auditor qualifizieren?
Es ist nicht immer leicht, im Audit durch bloßes Zuhören herauszufinden, was das Gegenüber wirklich tut. Genau das trainieren Sie im Rahmen dieser Weiterbildung. Gleichzeitig lernen Sie, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen. Was den Teilnehmern ihre Arbeit zudem erleichtern wird, ist, dass sie einen gesamten Auditprozess erleben – von der Dokumentenprüfung bis zum Auditbericht. Insgesamt ist die die Auditor-Ausbildung sehr praxisorientiert. Es werden zum Beispiel zahlreiche Rollenspiele durchgeführt, in denen die Teilnehmer ihre neu gewonnen Fähigkeiten testen können und ein qualifiziertes Feedback erhalten. Dabei werden sie von Trainern begleitet, die selbst regelmäßig auditieren und über die theoretischen Kenntnisse hinaus wissen, wie es funktioniert. In der Regel sind sogar zwei Trainer vor Ort, die durch fachliche und soziale Kompetenz überzeugen. Eine optimale Betreuung der Teilnehmer ist also garantiert.
Seit 2014 bieten Sie die Weiterbildung zum DGQ-Lead-Auditor an? Was hat es mit diesem Abschluss auf sich? Wen spricht das neue Training an?
Wir empfehlen es vor allem Auditteamleitern, die intern und extern Managementsysteme und Prozesse auditieren und bereits über eine entsprechende Ausbildung zum Systemmanager verfügen. Mit dieser Ausbildung qualifizieren Sie sich zum Experten, der mit fachlichem Hintergrund 3rd-Party-Audits extern durchführen und ein Auditteam erfolgreich leiten kann. Neben Kommunikation mit Führungskräften, Teamführung und Vertrieb der Auditleistung behandelt das Training weitere Herausforderungen. Sie lernen zum Beispiel, wie Sie für klare Auditaufträge und innovative Auditangebote sorgen und dadurch Ihre Akzeptanz als Auditleiter erhöhen. Darüber hinaus trainieren Sie, interne und externe Audits als Moderator trotz unterschiedlicher Erwartungshaltungen zu einem positiven Ergebnis zu führen.
Neben den Audit-Lehrgängen bieten Sie zudem eine Vielzahl an Audit-Seminaren an. Welche Seminare eignen sich für wen?
Das Seminar „Remote Audit“ ist für bestens geeignet, wenn Sie entfernte Standorte ohne einen langen Anfahrtsweg auditieren möchten. Wie man effektiv und effizient auditiert, erarbeiten Sie mit Gleichgesinnten im „Workshop DIN EN ISO 19011 – wertschöpfend auditieren“. Im „Erfahrungsworkshop für Auditoren – Refresher“ bringen Sie sich in Sachen DIN EN ISO 19011 und Prozessorientierung auf den aktuellen Stand. Der „Erfahrungsworkshop für Auditoren – Master Class“ eignet sich, wenn Sie sich zu kritischen Situationen und Problemlösungen aus Ihrer mehrjährigen Auditpraxis austauschen möchten. Darüber hinaus ist das Training optimal, um sich neue Anregungen fürs nächste Audit zu holen.
Welche Seminare empfehlen Sie Personen, die bisher noch gar keine Erfahrungen in Sachen Audit haben?
Zum Beispiel „Start ins interne Audit“. Hier erfahren Sie, wie Audits im Grundsatz funktionieren und verschaffen sich in zwei Tagen einen Überblick. Wer bisher keine Gelegenheit hatte, ein Audit durchzuführen, kann darüber hinaus das „Praxistraining Probeaudit“ absolvieren.
Alle DGQ-Audit-Trainings auf einen Blick >>>
Erstes Lead-Auditor-Training wird positiv bewertet
Wer als Auditleiter erfolgreich sein will, muss Verantwortung für sein Team übernehmen und in Gesprächen vorausschauend agieren. Das hat das erste Lead-Auditor-Training Anfang Dezember in Frankfurt gezeigt. Zehn gestandene Auditoren mit Führungsaufgaben in Lieferanten-, externen und internen Audits nahmen an der Veranstaltung teil. Im Fokus standen vor allem die Bewertung von Co-Auditoren, der Erfahrungsaustausch und die Aufwertung ihres DGQ-Auditor-Zertifikates auf den neuen Abschluss „EOQ/DGQ-Lead Auditor“.
„Das Training stärkt die Führungskompetenz von Auditleitern. Die Teilnehmer trainieren, Auditteams effektiv zu steuern und erhalten wertvolle Hinweise für ihre Arbeit“, erklärt Claudia Nauta, Produktmanagerin bei der DGQ Weiterbildung. Zudem erfahren die Teilnehmer, wie es ihnen gelingt, Auditaufträge zu akquirieren und frischen Wind in die Audit-Dienstleistung zu bringen. Die Teilnehmer in diesem Training nahmen beispielsweise die Erkenntnisse mit, in Gesprächen Reizwörter zu vermeiden und in schwierigen Situationen die Ruhe zu bewahren. Besonders positiv bewerteten die Teilnehmer die Möglichkeit, das Training aktiv mitzugestalten und individuelle Beispiele aus dem eigenen Arbeitsbereich einbringen zu können.
Das nächste Training findet vom 17. bis 18. Februar 2014 in Frankfurt statt. Fragen zur Veranstaltung beantwortet DGQ-Produktmanagerin Claudia Nauta (E-Mail: nc@dgq.de, T 069 95424-209).
