16. Oktober 2014

Orientierungshilfen für ein gelungenes Audit

Der Erfolg von Audits hängt nicht nur von der zu auditierenden Organisation und dem Auditor ab. Entscheidend ist auch das Zusammenspiel oder die Compliance beider Parteien. In der Medizin wird häufig von der Wichtigkeit der Arzt-Patienten-Compliance hinsichtlich eines Behandlungsverlaufs gesprochen. Doch auch wenn Auditoren die zu auditierenden Unternehmen nicht „behandeln oder verarzten“ sollten, ist eine optimale Audit-Compliance das Ziel. Um Auditoren dabei zu unterstützen, dieses Ziel zu erreichen, hat DGQ-Trainer Daniel Wirz einige Orientierungshilfen zusammengestellt.

Individualität

Genau wie Menschen sind auch Organisationen äußerst individuell. Daher empfiehlt es sich, die Eigenheiten von Organisationen zu berücksichtigen – etwa im Hinblick auf die Art der Dokumentation und den Einsatz sonstiger Lösungen. Nutzt ein Unternehmen beispielsweise ein Ticket-System, um Aufgaben zu erfassen oder für eine zentrale Termin- und Aufgabenverwaltung, bietet es sich an, auch Audits in diesen Systemen zu dokumentieren und somit in die Organisationsabläufe zu integrieren.

Zielorientierung

Neben der allseits beliebten Konformität mit normativen Regelwerken, wie etwa der ISO 9001, sollte die konkrete Zielsetzung des Audits thematisiert und klar definiert werden, da dies seine Wertschöpfung erhöht. Hat eine Organisation beispielsweise ein Thema wie Kostenoptimierung, das von der obersten Leistung als strategisch bedeutsam eingestuft wird, sollten auch die Auditziele diese Themen berücksichtigen.

Anpassungsfähigkeit

Eine unzureichende Planung ist die Ursache für einen Großteil von Problemen und Fehlern. Darum ist es wichtig, dass sie zielorientiert und strukturiert erfolgt – und darüber hinaus die Anpassung an besondere Umstände ermöglicht: Stellt sich beispielsweise im Rahmen eines Audits heraus, dass ein Themengebiet, wie etwa der Umgang mit externen Dienstleistern, mehr Zeit als ursprünglich in Anspruch nimmt, sollte es möglich sein, den Auditablauf anzupassen, ohne die Zielsetzung zu verfehlen.

Über den Autor: Daniel Wirz ist für die DGQ als Trainer und Prüfer im Einsatz, außerdem ist er Leiter des DGQ-Regionalkreises Köln-Bonn. Als Prokurist bei der Hagen Consulting &Training GmbH ist er als Berater, Trainer und Auditor für Managementsysteme tätig.