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17. Dezember 2014

8 Tipps für ein erfolgreiches Audit

Der Auditor ist kein Polizist
Als Auditor sollte man die auditierte Person respektieren und möglichst „auf Augenhöhe“ mit ihr reden, egal welche Position die Person im Unternehmen innehat. Das Audit darf nicht wie eine Kontrolle ablaufen.

Besserwisserei kommt nicht gut an
Beratung ist gut. Allerdings kennen Auditoren nicht immer alle Details und Hintergründe, warum manche Dinge so sind, wie sie sind. Deshalb sollte man nicht als Besserwisser auftreten, sondern Verbesserungspotenziale als Vorschläge beschreiben. Besserwisserei führt zu Akzeptanzverlust.

Zwanghafte Suche vermeiden
Man darf nicht zwanghaft nach Schwachpunkten suchen, nur um „genügend Feststellungen“ zu machen. Dies hat Kontrollcharakter. Wenn man in einem Audit-Termin einmal keine Feststellung macht, ist das auch in Ordnung und sollte am Ende positiv erwähnt werden.

Ganz wichtig: Fazit bei jeder auditierten Person ziehen
Am Ende jedes Audittermins sollte man im Beisein der auditierten Person die gemachten Feststellungen noch einmal aufzeigen, um Missverständnisse auszuräumen. Wenn dies nicht gelingt, sollte man die weitere Vorgehensweise abstimmen, zum Beispiel folgendermaßen: „Ich nehme die Feststellung in den Bericht auf. Bitte prüfen Sie diese im Nachgang. Wenn sich die Feststellung als unbegründet herausstellt, melden Sie bitte dies mit entsprechenden Nachweisen zurück“.

Schwachstellen durch die auditierten Personen aufzeigen lassen
Wenn man als Auditor akzeptiert ist, vertrauensvoll mit den auditierten Personen umgeht und nicht den Status eines Kontrolleurs hat, kann sich eine Kultur entwickeln, in der die auditierten Personen selbst in Audits auf Schwachstellen hinweisen. Oft haben diese Personen schon mehrmals ohne Erfolg bei ihren Führungskräften auf diese Schwachstellen hingewiesen. Sie nutzen dann das Audit, um Verbesserungen anzustoßen. Man muss als Auditor jedoch aufpassen. Die geschilderten Schwachstellen muss man sich im Audit genau anschauen und mit Nachweisen dokumentieren. Die auditierten Personen weisen nur dann auf Schwachstellen hin, wenn im Nachgang auch etwas passiert. Man sollte die auditierten Personen immer dazu auffordern, Probleme zu schildern.

Feststellungen klar und deutlich formulieren
Oft sind die auditierten Personen nicht für die Bearbeitung der Feststellungen, bzw. die Ursachenanalyse, Maßnahmenfestlegung und -umsetzung verantwortlich. Die Feststellungen müssen klar und deutlich formuliert sein und möglichst mit Nachweisen oder Referenzen versehen sein, damit ein Verantwortlicher, der nicht am Audit teilgenommen hat, auch weiß, worum es geht.

Konfliktmanagement ist wichtig
Eine Auditsituation ist oft spannungsgeladen und führt oft zu Konflikten. Auch wenn man als Auditor anerkannt ist und die Audits im Allgemeinen ruhig verlaufen, sollte man in Richtung Konfliktmanagement geschult sein. Es gibt immer schwierige Zeitgenossen, mit denen man in Audits klarkommen muss.

Knifflige Situationen als Lead-Auditor
Spannungsgeladene Atmosphäre bei außerplanmäßigem Audit: Auf Grund von Problemen werden zum Teil außerplanmäßiges Audit durchgeführt. Die Probleme können im Vorfeld des Audits zu starken Spannungen führen, wenn die auditierten Personen sich „per Audit kontrolliert“ fühlen. Entsprechend spannungsgeladen ist die Auditatmosphäre. Dem sollte man durch ruhiges, sachliches Auftreten begegnen. Zudem ist es sehr hilfreich, den auditierten Personen zu erklären, dass es sich nicht um eine Kontrolle handelt, sondern nur um die Überprüfung, ob die Probleme mit den neu festgelegten Regelungen beseitigt werden konnten.

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