22. Januar 2019

Managementsystemaudits – ritualisiertes Interview oder „Kontext- und risikobasiertes Auditieren nach ISO 19011:2018“?

Netzwerkveranstaltungen der DGQ-Geschäftsstelle in Hamburg am 21. Januar 2019

Die erste Netzwerkveranstaltung der DGQ Geschäftsstelle Hamburg im Jahr 2019 befasste sich mit den „Neuerungen und Schwerpunkten der DIN EN ISO 19011:2018“. Dipl. Ing. Thomas Votsmeier, Leiter Normung / internationale Kooperationen und seit 1998 bei der DGQ tätig, startete die Veranstaltung mit einem Vortrag zur Revision des Leitfadens zur Auditierung von Managementsystemen. Er ist einer der deutschen Vertreter im Normenausschuss und stellte zunächst den Ablauf der Revision vor. Dieser startete im Mai 2016 und endete bereits knapp 2.5 Jahre später (normalerweise beträgt die Dauer einer Normrevision 3 bis 5 Jahre). Im September 2018 wurde die deutsche Version der Norm veröffentlicht. Die Revision verfolgte verschiedene Ziele: Sie ist u.a. für alle Organisationen unabhängig von ihrer Größe anwendbar, berücksichtigt nun ebenfalls die aus den Managementsystemnormenbekannte neue Grundstruktur (High-Level-Structure) sowie den Umgang mit Risiken und Chancen.

Nachdem die wesentlichsten Änderungen des Leitfadens kurz dargestellt wurden, konnten sich die TeilnehmerInnen in drei Workshops näher mit ihnen auseinandersetzen. Die bisherige Auditpraxis der Anwesenden wurde mit dem aktuellen Leitfaden abgeglichen.

Fachgesellschaft in Aktion: Thomas Votsmeier (links) bei einer Arbeitsgruppe

Es stellte sich unter anderem heraus, dass die Erwartungen und Anforderungen von interessierten Parteien bisher nur von Wenigen in den Audits berücksichtigt wurden. Außerdem wurden die Ziele eines Audits bisher nicht in jedem Auditprogramm explizit genannt.

Ein weiterer Workshop befasste sich mit der Auditdurchführung. Die TeilnehmerInnen stellten ein umfangreiches Portfolio zur Vorbereitung von Audits zusammen, in dem auch Ergebnisse aus Voraudits berücksichtigt werden. Einigkeit herrschte darüber, dass Auditorinnen und Auditoren die Sprache der Auditierten sprechen sollten. Neben der fachlichen Kompetenz ist das persönliche Verhalten entscheidend: Um von den Auditierten akzeptiert zu werden, muss diese/r offen für Lösungen oder Verfahrensweisen sein, die möglicherweise nicht den eigenen Erwartungen entsprechen.

Das interne Audit kann Organisationen eine Chance für Verbesserungen bieten und einen Ideenpool aus der Belegschaft liefern. Deren Umsetzung könnte zur Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen – sofern nicht nur Defizite gesucht werden, sondern auch Stärken objektiv festgestellt und bewertet werden.

Kai-Uwe Behrends, Leiter der Hamburger Geschäftsstelle der DGQ, stellte zum Abschluss der lebhaften Veranstaltung fest, dass die Norm viel Potenzial für weitere Veranstaltungen bietet. Das Sein (oft in Form ritualisierter Interviews) präge das Bewusstsein der Auditoren und Auditierten oft stärker, als die Regelwerke. Durch die Diskussion wurden viele Fragen aufgeworfen, etwa ob die Summe der Prozessaudits schon ein Systemaudit ergäbe, wieweit ein Auditprogramm über den Auditplan hinausginge, ob allein Schulung die Qualifizierung oder gar die Kompetenz der Auditoren ausmachte, ob durch das Audit Risiken nur begutachtet oder auch selbst erzeugt würden. Die Auseinandersetzung mit der Norm gab aber auch konkrete Anregungen, etwa verschiedene Methoden einzusetzen, sowohl die einzelnen Audits als auch das Auditprogramm konsequent nach dem Demingkreis (PDCA) zu strukturieren. Und angemessen, wirksam, systematisch vorzugehen, also auch das Auditprogramm nach den Anforderungen des Kunden (wer bekommt eigentlich den Auditbericht, was macht er damit?) auszurichten. „Wirksamkeit und Anerkennung der Managementsystemarbeit hängen stark voneinander ab“ so Thomas Votsmeier. „Mit Fake-Audits oder Vorwegnahme von Zertifizierungsaudits ist niemanden gedient – und auf die ISO 19011 darf sich dabei niemand berufen“.

Fragen zur Veranstaltung beantwortet gerne
Kai-Uwe Behrends
Leiter der DGQ Geschäftststelle in Hamburg
Fon: 040-85337860
kai-uwe.behrends@dgq.de