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DGQ und Gesellschaft für Wissensmanagement veröffentlichen Handlungsleitfaden

Das Wissensmanagement gewinnt in ISO 9001:2015 an Bedeutung: Ein neuer Handlungsleitfaden soll Unternehmen den Umgang mit Wissensmanagement im Zuge der Normenrevision erleichtern. Die Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM) und die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) haben ihn jetzt veröffentlicht.

Im Leitfaden „Wissensmanagement in der ISO 9001:2015 – Praktische Orientierung für QM-verantwortliche“ erläutern die Herausgeber detailliert die Mindestanforderungen der Norm in Bezug auf Wissen und Kompetenzen und stellen Maßnahmen vor, diesen zu begegnen.Die Norm fordert von den Organisationen explizit, Wissen zu erwerben und zu bewahren und dadurch die Qualität der Abläufe sowie der Produkte und Dienstleistungen nachhaltig zu verbessern. „Die hervorgehobene Bedeutung des Wissens-Aspekts in der neuen Norm birgt für viele Unternehmen die Chance, sich mit dem bislang häufig vernachlässigten Thema Wissensmanagement aktiv auseinanderzusetzen“, sagt Christoph Pienkoß, geschäftsführendes Vorstandsmitglied der DQG. „Der Handlungsleitfaden soll dabei als Orientierung für die Praktiker dienen.“

So gibt die Orientierungshilfe praxisnahe Hinweise, wie Unternehmen Schritt für Schritt einen strategischen und systematischen Umgang mit Wissen und Kompetenzen entwickeln können und mit welchen Fragen der Auditoren zu rechnen ist. Für jede in der Norm formulierte Anforderung werden Wissensmanagement-Methoden und –Werkzeuge aufgelistet, die geeignet sind, diese Anforderung zu erfüllen.

Vor dem Hintergrund der revidierten DIN EN ISO 9001:2015 kooperieren die DGQ und die GfWM seit über einem Jahr in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe. Experten aus Qualitäts- und Wissensmanagement erarbeiten pragmatische, fundierte Ansätze, mit denen Organisationen ihr Wissen und ihre Kompetenz gezielt zur Steigerung des Geschäftserfolgs nutzen und pflegen können. Mit dem nun veröffentlichten Handlungsleitfaden ist ein erster Meilenstein erreicht.

Die Gesellschaft für Wissensmanagement e. V. (www.gfwm.de) unterstützt den professionellen und verantwortungsbewussten Umgang mit Wissen. Mit mehreren hundert Wissensmanagement-Experten aus Praxis, Wissenschaft und Beratung, fördert die GfWM die Weiterentwicklung von Wissensmanagement und dessen Integration in wichtige Anwendungsbereiche. Die GfWM zeigt aktiv die Verknüpfungen zu anderen wissensrelevanten Themen auf und unterstreicht durch Kooperationen und interdisziplinäres Zusammenarbeiten ihre ganzheitliche Sicht auf das Wissensmanagement. In zahlreichen Veranstaltungen bietet sie Möglichkeiten für Austausch und Beteiligung, u.a. zu Trends und Good Practices im Wissensmanagement. Die GfWM tritt für den bewussten Umgang mit immateriellem Vermögen ein und ist mit all ihren Aktivitäten bestrebt, dessen Bedeutung fachkundig zu vermitteln.

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Über die DGQ
Die Deutsche Gesellschaft für Qualität prägt und moderiert die praxisnahe Plattform engagierter Fachleute aus allen Unternehmensebenen und Leistungsbereichen zum Thema Qualität. Der Verein mit knapp 6.500 persönlichen und Firmenmitgliedern, darunter etwa ABB, Daimler, Lufthansa, Siemens und 3M, sowie 62 Regionalkreisen bundesweit gestaltet Netzwerke und vergibt Zertifikate für nachgewiesene Kompetenz in Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitssicherheitsmanagement. Die DGQ Weiterbildung GmbH qualifiziert jährlich mehrere Tausend Teilnehmer zu Beauftragten, Managern und Auditoren im Qualitäts- und Umweltmanagement sowie in der Arbeitssicherheit. Die DGQ-Forschung erarbeitet in Gemeinschaftsprojekten mit KMU neue Anwendungen für das Qualitätsmanagement.

 

ISO-Revision beeinflusst Ausbildung und Zertifizierung von Fachpersonal im Qualitätsmanagement

Der Fokus liegt künftig auf Kompetenznachweisen

  • Neue Jobprofile für Qualitätsmanagementbeauftragte, Qualitätsmanager und Auditoren entwickelt
  • Die Zertifikate der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) sind mit den neuen Normforderungen kompatibel
  • Unternehmensleitungen müssen die notwendigen Ressourcen bereitstellen und sind gefordert, die Kompetenz ihres Qualitätsfachpersonals nachzuweisen

Die Revisionen von ISO 9001 und ISO 14001 führen ebenso wie die für 2016 erwartete neue Arbeitsschutznorm ISO 45001 eine Palette von Neuerungen ein. Deshalb sollten sich Organisationen schon jetzt damit auseinandersetzen. Wichtiges Detail dabei ist, dass die Forderungen an die Fähigkeiten von Mitarbeitern mit besonderer Relevanz für das Managementsystem konkretisiert werden. Der zentrale Terminus heißt „Kompetenz“. Formale „Qualifikation“ reicht nicht mehr aus, um die wesentlichen QM-Aufgaben und damit die Wirksamkeit eines Managementsystems sicherzustellen.

Hinter der Kompetenz-Forderung der neuen Normen steht die Erkenntnis, dass ein Managementsystem nur unter bestimmten Voraussetzungen wirksam sein kann. „Entsprechend der neuen Norm ISO 9001 muss eine Bestandsaufnahme des für die Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Wissens erfolgen. Ebenso müssen die zur Implementierung des Managementsystems erforderlichen Aufgaben festgestellt und bestimmten Funktionen zugewiesen sein. Auch muss gewährleistet sein, dass die mit der Wahrnehmung der Aufgaben beauftragten Personen die geforderte Kompetenz tatsächlich besitzen“, so Thomas Votsmeier, Leiter der DGQ-Personenzertifizierungsstelle und Mitglied in den mit der Normenrevision betrauten ISO Gremien TC 176 und 207. sicherstellen
Für Firmenchefs genüge es künftig nicht mehr, einen „Beauftragten der obersten Leitung“ formal zu benennen und die Umsetzung des Systems zu delegieren. Im Gegenteil, sie stehen jetzt selbst stärker in der Verantwortung. Denn gefordert ist nun ein dokumentierter Nachweis über die Kompetenz der betroffenen Mitarbeiter. Ferner werden Maßnahmen zum Kompetenzerwerb verlangt, etwa geeignete Schulung und Ausbildung. Damit wird ein hoher Anspruch manifestiert, der deutlich über die bisherigen Standards hinausgeht.

DGQ setzt die neuen Forderungen um
Votsmeier zufolge analysiert die DGQ in Zusammenarbeit mit der European Organization for Quality (EOQ) regelmäßig die für die Implementierung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines Managementsystems notwendigen Aufgaben: „Sie ergeben sich teils direkt, teils indirekt aus den Forderungen der Managementsystemnorm etwa von ISO 9001 sowie aus Marktanalysen und den Rückmeldungen von Mitarbeitern, die als Fachpersonal für das Qualitätsmanagement zuständig sind.“ Parallel zur Entwicklung von ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 haben DGQ und EOQ die Änderungen von Aufgaben und Tätigkeiten analysiert und die entsprechenden normativen Dokumente aktualisiert. Damit stellen sie sicher, dass die Weiterbildung und Zertifizierung von Qualitäts- und Managementfachpersonal auf der Basis von DGQ-/ EOQ-Zertifizierungsprogrammen wesentliche Forderungen an die (Teil-) Kompetenzen abdeckt.

Neue Aufgaben und verbleibende Schwerpunkte
Die mit der Implementierung und dem Betreiben eines Managementsystems einhergehenden Aufgaben sind nicht grundsätzlich neu. „Jedoch verschieben sich einzelne Schwerpunkte, kommen neue Aspekte hinzu“, erläutert Votsmeier. So müssen Unternehmen mit einem nach ISO 9001 zertifizierten Managementsystem künftig die Chancen und Risiken analysieren, bewerten und berücksichtigen. Der Kontext der Organisation und sein Einfluss auf die Organisationsentwicklung muss verstanden und berücksichtigt werden. Vor allem soll künftig die Weiterentwicklung des Managementsystems gefördert werden, und zwar unter Berücksichtigung von Verbesserung, Innovation, Change, und Organisationswissen.
Als wesentliche Aufgaben verbleiben weiterhin, rechtliche und sonstige normative systemrelevante Forderungen zu erkennen und deren Umsetzung im Unternehmen sicherzustellen. Hinzu kommen Schwerpunkte wie Prozessmanagement, kundenspezifische Forderungen zu erkennen und deren Bewertung und Umsetzung innerhalb des Unternehmens zu koordinieren sowie die Kundeninteressen fortlaufend zu analysieren, innerhalb des Unternehmens zu vertreten und umzusetzen.

Gleichzeitig muss die Unternehmensleitung bei Führungsaufgaben und der Wahrnehmung ihrer Verantwortung für das Managementsystem unterstützt werden. Das heißt, interne Audits müssen geplant und durchgeführt sowie Auditprogramme erstellt und überwacht werden. Auch müssen Neuerungen und Änderungen mit Relevanz für das Managementsystem kommuniziert und Mitarbeiter diesbezüglich beraten werden. Diese Aufgaben dienen dazu, dass das QM-System die Kundenzufriedenheit sicherstellt und gewährleistet, dass konforme Produkte und Dienstleistungen als Beitrag zum nachhaltigen Geschäftserfolg der Organisation geliefert werden.

Neue Kompetenzprofile
Aus den analysierten und für das Managementsystem notwendigen Aufgaben hat die DGQ aktualisierte Job- und Kompetenzprofile abgeleitet und über geeignete Zertifizierungsprogramme definierten Zertifikaten zugeordnet. „Somit kann jede Organisation oder die handelnden Personen erkennen, welches Profil ihrem speziellen Aufgabenzuschnitt am nächsten kommt“, betont der Leiter der DGQ-Personenzertifizierung. Bezogen auf das Fachpersonal für Qualitätsmanagement wurden die Jobprofile wie folgt definiert:

EOQ Quality Management Representative/ DGQ-Qualitätsmanagementbeauftragter
EOQ Quality Management Representatives verfügen über die Kenntnisse und Fertigkeiten, die für die Umsetzung und Aufrechterhaltung eines QM-Systems auf der Grundlage normativer Forderungen erforderlich sind. Sie sind in der Lage, entsprechende Projekte zu leiten sowie Unternehmensprozesse zu analysieren und zu verbessern. Auch kennen sie die wichtigsten Qualitätsmanagementmethoden und können diese im Team anwenden. Als professionelle, sachkundige und motivierende Kontaktpersonen für Belange des Qualitätsmanagementsystems setzen sie darüber hinaus ihre Kommunikationsfähigkeiten zur Vermittlung zwischen interessierten internen und externen Stellen ein.

EOQ Quality Manager/ DGQ-Qualitätsmanager
Zusätzlich zu diesen Kompetenzen verfügen EOQ Quality Manager über die erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten für den Aufbau eines auf nachhaltigen Geschäftserfolg der Organisation ausgerichteten Qualitätsmanagementsystems. Dabei berücksichtigen sie gleichermaßen die Bedürfnisse interessierter Parteien, die Forderungen des Marktes und das Umfeld der Organisation. Mit modernen Führungskonzepten sind sie vertraut und wirken bei Entscheidungen über deren Anwendung unterstützend mit. Aufgrund ihrer Kenntnis der jeweiligen Modelle und Systeme sind sie in der Lage, die diversen Norm-Forderungen in das Managementsystem der Organisation zu integrieren. Sie planen und setzen Auditprogramme um. Mit Hilfe geeigneter statistischer Methoden können sie qualitätsbezogene Daten analysieren, bewerten, darstellen und für eine Entscheidungsfindung aufbereiten. Ferner ermitteln sie die Kunden-Interessen und vertreten diese innerhalb der Organisation. Und schließlich bieten sie Informationen, Unterstützung und Schulungen zu qualitätsbezogenen Themen auf allen Ebenen der Organisation an und fördern so die Umsetzung des QM-Systems.

EOQ Quality Auditor/ DGQ-Auditor Qualität
Auf der Grundlage fundierter Kompetenzen im Bereich Qualitätsmanagement sind EOQ-Quality-Auditoren in der Lage, qualitätsbezogene ISO 19011 basierte First-Party/ interne Audits sowie Second-Party/ Lieferanten-, System-, Prozess-, und Compliance-Audits zu veranlassen, zu planen und durchzuführen – entweder als Einzelauditor oder innerhalb eines Auditteams.

EOQ Quality Lead Auditor/ DGQ-Lead-Auditor Qualität
Auf der Grundlage fundierter Kompetenzen als EOQ Quality Manager sind EOQ-Lead-Auditoren in der Lage, sämtliche Arten qualitätsbezogener Audits gemäß ISO 19011 und 17021 zu veranlassen, zu planen und durchzuführen, und zwar First-Party-, Second-Party- und Third-Party-Audits sowie System-, Prozess-, Compliance- und Produktaudits. Dies alles sowohl als Einzelauditor wie auch als Auditor innerhalb eines Auditteams oder als Leiter eines Auditteams.

DGQ-Zertifikate staatlich und international anerkannte Kompetenznachweise
Diese Jobprofile bilden jeweils die Basis für das Ableiten von Soll-Kompetenzen, die Entwicklung eines Bildungsangebots für Fachpersonal im Qualitätsmanagement und Auditoren sowie die Definition geeigneter Kompetenzprüfungen und -nachweise. Votsmeier weist darauf hin, dass sie im EOQ-Zertifizierungsprogramm Competence Specification/ Certification Scheme (COS/ CS 9000) beschrieben sind, das auch die fachliche Grundlage für die Akkreditierung der DGQ-Personenzertifizierungsstelle darstellt. Bereits zum Jahreswechsel 2014 auf 2015 ist die Akkreditierung der DGQ-Personenzertifizierungsstelle auf der Basis von COS/ CS 9000 erneuert worden. Somit sind die entsprechenden DGQ-Zertifikate sowohl staatlich als auch international über die EOQ anerkannt. Die EOQ-Quality-Auditor-Zertifikate sind zudem seit 2014 von der weltweit agierenden International Personnel Certification Association (IPC) anerkannt und mit IPC-Logo versehen.

Kompetente Mitarbeiter auf allen Unternehmensebenen
Auf der Basis von ISO 9001:2015 muss die verantwortliche Leitung jeder Organisation künftig sicherstellen, dass sie das QM-System wirksam umsetzt und die festgelegten Ziele und geplanten Ergebnisse erreicht. Dazu muss sie die erforderlichen Ressourcen bereitstellen und kompetente Mitarbeiter auf allen Unternehmensebenen mit den damit zusammenhängenden Aufgaben betrauen.
Explizit nennt ISO 9001:2015 die Notwendigkeit, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festzulegen. Das soll gewährleisten, dass das QM-System die Forderungen von ISO 9001 erfüllt, die Prozesse die beabsichtigten Ergebnisse liefern, das Berichtswesen über das QM-System funktioniert, die Kundenorientierung in der Organisation gefördert wird und bei Änderungen die Integrität des Systems erhalten bleibt. Dazu Votsmeier: „Firmenchefs können die Kompetenz ihres QM-Fachpersonals und ihrer Auditoren über Personenzertifikate der DGQ beziehungsweise EOQ nachweisen“.