Regionalkreis Schleswig-Holstein
Präsenz Veranstaltung: Haben wir irgendwo – Warum Dokumentenmanagement scheitert und wie es wirklich funktioniert
Wir haben ein Dokument dafür – und trotzdem sucht im entscheidenden Moment niemand im System, sondern fragt Kolleg:innen, arbeitet mit lokalen Dateien oder nutzt veraltete Versionen. Genau hier scheitert Dokumentenmanagement in vielen Unternehmen: an fehlender Akzeptanz, inkonsistenten Strukturen und Dokumentationen, die im Alltag keinen wirklichen Nutzen stiften.
Im Impulsvortrag zeigt Nico Matthäus anhand konkreter Praxiserfahrungen, warum Dokumentenmanagement-Systeme häufig an organisatorischen statt technischen Herausforderungen scheitern. Er ist Product Manager bei der PeakAvenue GmbH in Lübeck und Spezialist für Dokumentenmanagementsysteme. Im Mittelpunkt seines Vortrags stehen Fragen wie: Was macht Dokumentation tatsächlich nutzbar? Wo liegt die Single Source of Truth in einer Organisation? Warum reichen klassische Ordnerstrukturen oft nicht mehr aus? Und wie gelingt es, Dokumentation so zu gestalten, dass Mitarbeitende tatsächlich damit arbeiten?
Im anschließenden interaktiven Workshop analysieren die Teilnehmenden in thematischen Case Labs typische Herausforderungen aus ihrem eigenen Arbeitsalltag – etwa Versionschaos, fehlende Standardisierung, geringe Nutzerakzeptanz oder ineffiziente Freigabeprozesse. Gemeinsam werden Ursachen identifiziert, Best Practices diskutiert und pragmatische Lösungsansätze entwickelt, die sich direkt auf die eigene Organisation übertragen lassen.
Der Termin richtet sich an Qualitätsmanager:innen, die Dokumentenmanagement nicht nur normkonform organisieren, sondern als wirksames Steuerungs-, Wissens- und Orientierungssystem weiterentwickeln möchten.
