Das interne Audit – darauf kommt es an

Im internen Audit tauschen sich Menschen über ihre Arbeitsweise, deren Effektivität und Effizienz sowie Verbesserungsmöglichkeiten aus. Um diesen Austausch möglichst konstruktiv zu gestalten, ist es wichtig, professionell und mit Einfühlungsvermögen vorzugehen. Das betrifft nicht nur die Gesprächssituation selbst, sondern auch die Vor- und Nachbereitung, die Kommunikation der Ergebnisse und der tatsächlich erreichten Verbesserungen. Sind diese Dinge im Einklang, steigert sich der Mehrwert des Audits für die Organisation – und die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften.

Sie möchten interne Audits professionell durchführen? In diesem Interview berichtet DGQ-Trainer Matthias Wernicke, der sich auch im Fachkreis Audit engagiert, über die Erfolgsfaktoren. Interview anschauen

Fachkreis Audit und Assessment

Audits werden als die akzeptierten und wirksamen Treiber in Organisationen eingesetzt, um Risiken und Chancen zu erkennen und Mehrwert zu erzeugen.

Vision

• Audits werden in den Organisationen als wirksames Mittel für das Management der Organisation und für die Zielerreichung wahrgenommen.
• Audits beantworten Fragen zu den Zielen, Chancen und Risiken für die Organisation.
• Audits liefern anwendbare, objektive, belastbare und überzeugende Ergebnisse.
• Organisationen werden dabei ganzheitlich unter Einbeziehung aller Beteiligten betrachtet.

Gleichzeitig haben Audits nach wie vor die Funktion, die Konformität mit den internen Anforderungen und denen von Kunden, Gesetzen, Behörden und Normen zu analysieren und zu bewerten.

Dazu wird sich der Fachkreis in Bezug auf aktuelle Themen positionieren um Verständnis, Akzeptanz und Attraktivität von Audits und Assessments erhöhen.

Handlungsfelder:

• Kompetenz von Auditoren erhöhen
• Werkzeuge auf dem aktuellen Stand der Technik ermitteln & zur Verfügung stellen
• Auditergebnisse zur Verbesserung der Organisation nutzbar machen
• Angemessene, neue und bewährte Auditmethoden für unterschiedliche Auditziele darstellen
• Akzeptanz für Audits schaffen (bei Mitarbeitern und Management)
• Zielgruppenorientierte Sprache verwenden (für Mitarbeiter und Management)

Themen des Fachkreises

• Rolle von Audits zur Unterstützung der Umsetzung ISO 9001:2015
• Konfliktmindernde Sprache in Auditberichten
• LPA zur Einbindung von Führungskräften in die Auditlandschaft
• Remote Audits als Beitrag zur Erhöhung der Wertschöpfung
• Kurzaudits/Blitzaudits zur Begleitung von Risiken und Chancen
• Beispielsammlung für Missverständnisse in Audits aus der Sicht der MA
• Erläuterung von Auditfachbegriffen in Alltagssprache
• Entscheidungshilfen für gemeinsame Audits in integrierten MS
• Methoden zur Adressierung des Auditnutzens bei der OL
• Regionalkreisvorträge
• Transfer der Erkenntnisse in andere FK, z.B. FK Qualität und Projekte sowie Input in Seminare und Lehrgänge
• Publikationen für DGQ-Mitglieder und die interessierte Öffentlichkeit

Zielgruppe

Der Fachkreis ist offen für alle Mitglieder der DGQ, die an der aktiven Mitarbeit zu diesen Themen interessiert sind. Er wird Ergebnisse für folgende Zielgruppen erarbeiten:

1. Menschen und Institutionen, die Audits durchführen,
2. Menschen, die Audits beauftragen (Führungskräfte),
3. Berater und Qualitätsmanager, die Managementsysteme aufbauen, die auditiert werden.

Mitarbeiten

Der Fachkreis wird geleitet von:

• Mathias Wernicke – Selbständig
• Petra Nitzsche, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR)
• Marita Großer, Döhler Dahlenburg GmbH

Der Fachkreis orientiert sich in seiner Arbeit an der agilen Ehrenamtlichenarbeit, die von der DGQ für die Gemeinschaftsarbeit entwickelt wurde. Hierbei werden in kurzen Abständen von selbstorganisierten Kleingruppen kleine, praktisch anwendbare Ergebnisse erarbeitet.

Wenn Sie Interesse haben, sich aktiv im Fachkreis einzubringen und sich mit Experten zu diesem Thema auszutauschen, dann sprechen Sie das Leitungsteam an unter fk-a@dgqaktiv.de.

 

DGQ-Interviews: „Anders auditieren“ Konkrete Methoden zur “Belebung” des internen Audits Der DGQ-Fachkreis Audit und Assessment widmet sich diesem Thema besonders und hat eine ganze Reihe an Hilfen zur Belebung des internen Audits geschaffen. Aus dem Leitungsteam berichtet Mathias Wernicke in Kurzinterviews über konkrete Methoden. Zu den Interviews >>

Aufruf „Audit-Tipps von Praktikern“

Wenn Sie Auditor sind, zum Beispiel für interne Audits oder Lieferantenaudits, haben Sie sicherlich schon einiges erlebt. Ob unwillige Auditpartner, unvorbereitete Co-Auditoren, verunsicherte Lieferanten oder fehlende Dokumente – uns interessiert, wie Sie mit diesen Situationen umgegangen sind, um das bestmögliche aus dem Audit zu machen.

Bitte beantworten Sie uns folgende Fragen in ca. 1000 Zeichen:

• Was waren kniffelige Auditsituationen?
• Wie sind Sie damit umgegangen?
• Wie haben Sie die Schwierigkeiten gelöst?
• Was hat Ihnen bei der Lösung geholfen? (besondere Gesprächstechnik, Weiterbildung…)

Bitte senden Sie Ihre Audit-Tipps an:

Anja Lütjens
DGQ-Produktmanagerin
al@dgq.de

Unter allen Einsendungen verlosen wir eine Teilnahme an dem Workshop DIN EN ISO 19011:2011 – wertschöpfend auditieren.

Informationen zur Verlosung >>>

Wir sind auf Ihre Beiträge gespannt. Die besten Tipps werden auf der DGQ-Website veröffentlicht.

Audit-Trainings für jeden Bedarf

DGQ-Produktmanagerin Anja Lütjens über die unterschiedlichen Einstiegsmöglichkeiten ins Thema Audit

Seit 2014 hat die DGQ ihr Weiterbildungsprogramm um verschiedene Lehrgänge und Seminare im Bereich Audit erweitert. Künftig haben Teilnehmer die Möglichkeit, sich noch individueller für ihre unterschiedlichen Aufgaben im Rahmen der Auditierung zu qualifizieren. Zudem gibt es zusätzliche Möglichkeiten, in das Thema Audit einzusteigen – je nach Vorkenntnisse und Bedarf. So können sich Qualitätsbeauftragte beispielsweise auf direktem Weg zum DGQ-Auditor Qualität weiterbilden. Die Newsletter-Redaktion hat mit Anja Lütjens über die verschiedenen Bildungswege gesprochen.

Frau Lütjens, welche unterschiedlichen Weiterbildungsmöglichkeiten zum Thema Audit gibt es bei der DGQ?

Für Fach- und Führungskräfte ohne Managementsystem-Kenntnisse, die als interne Auditoren Prozesse oder spezifische Regelwerke auditieren wollen, bietet sich zum Beispiel die Qualifizierung zum DGQ-Auditmethodenspezialisten bzw. zum DGQ-Internen Auditor an. Beide Abschlüsse befähigen dazu, interne, vertrauliche, gesetzliche und sonstige Vorgaben mithilfe eines Audits zu hinterfragen. Zudem lernen Teilnehmer zu überprüfen, inwieweit sich die Aufbau- und Ablauforganisation eignet, um diese Vorgaben zu erfüllen.

Neben diesen beiden Abschlüssen hat die DGQ die Auditor-Ausbildung im Programm. Für wen ist diese Weiterbildung die richtige Wahl?

Für alle Auditoren, die intern oder extern Managementsysteme und -prozesse im Bereich Qualität, Umwelt, Energie und OHS auditieren wollen. Im Rahmen dieser Ausbildung trainieren Sie beispielsweise, spezielle Gesprächstechniken gezielt anzuwenden – in 1st und 2nd-Party-Audits, intern und bei Lieferanten.

Besonders eignet sich die Weiterbildung, wenn Sie bereits als interner Auditor tätig sind. Denn dann haben Sie ja bereits gute Audit-Basiskenntnisse und wissen, worauf es ankommt. Durch die Weiterbildung zum Auditor erhalten Sie dann zusätzlich das nötige Rüstzeug, um auch mit schwierigen Auditsituationen souverän umgehen zu können. Zudem lernen Sie, Ihre Auditprozesse kritisch zu betrachten und gezielt zu verbessern. Auch für Lieferantenauditoren ist die Weiterbildung die richtige Wahl.

Wie profitieren die Teilnehmer beruflich davon, wenn Sie sich zum Auditor qualifizieren?

Es ist nicht immer leicht, im Audit durch bloßes Zuhören herauszufinden, was das Gegenüber wirklich tut. Genau das trainieren Sie im Rahmen dieser Weiterbildung. Gleichzeitig lernen Sie, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen. Was den Teilnehmern ihre Arbeit zudem erleichtern wird, ist, dass sie einen gesamten Auditprozess erleben – von der Dokumentenprüfung bis zum Auditbericht. Insgesamt ist die die Auditor-Ausbildung sehr praxisorientiert. Es werden zum Beispiel zahlreiche Rollenspiele durchgeführt, in denen die Teilnehmer ihre neu gewonnen Fähigkeiten testen können und ein qualifiziertes Feedback erhalten. Dabei werden sie von Trainern begleitet, die selbst regelmäßig auditieren und über die theoretischen Kenntnisse hinaus wissen, wie es funktioniert. In der Regel sind sogar zwei Trainer vor Ort, die durch fachliche und soziale Kompetenz überzeugen. Eine optimale Betreuung der Teilnehmer ist also garantiert.

Seit 2014 bieten Sie die Weiterbildung zum DGQ-Lead-Auditor an? Was hat es mit diesem Abschluss auf sich? Wen spricht das neue Training an?

Wir empfehlen es vor allem Auditteamleitern, die intern und extern Managementsysteme und Prozesse auditieren und bereits über eine entsprechende Ausbildung zum Systemmanager verfügen. Mit dieser Ausbildung qualifizieren Sie sich zum Experten, der mit fachlichem Hintergrund 3rd-Party-Audits extern durchführen und ein Auditteam erfolgreich leiten kann. Neben Kommunikation mit Führungskräften, Teamführung und Vertrieb der Auditleistung behandelt das Training weitere Herausforderungen. Sie lernen zum Beispiel, wie Sie für klare Auditaufträge und innovative Auditangebote sorgen und dadurch Ihre Akzeptanz als Auditleiter erhöhen. Darüber hinaus trainieren Sie, interne und externe Audits als Moderator trotz unterschiedlicher Erwartungshaltungen zu einem positiven Ergebnis zu führen.

Neben den Audit-Lehrgängen bieten Sie zudem eine Vielzahl an Audit-Seminaren an. Welche Seminare eignen sich für wen?

Das Seminar „Remote Audit“ ist für bestens geeignet, wenn Sie entfernte Standorte ohne einen langen Anfahrtsweg auditieren möchten. Wie man effektiv und effizient auditiert, erarbeiten Sie mit Gleichgesinnten im „Workshop DIN EN ISO 19011 – wertschöpfend auditieren“. Im „Erfahrungsworkshop für Auditoren – Refresher“ bringen Sie sich in Sachen DIN EN ISO 19011 und Prozessorientierung auf den aktuellen Stand. Der „Erfahrungsworkshop für Auditoren – Master Class“ eignet sich, wenn Sie sich zu kritischen Situationen und Problemlösungen aus Ihrer mehrjährigen Auditpraxis austauschen möchten. Darüber hinaus ist das Training optimal, um sich neue Anregungen fürs nächste Audit zu holen.

Welche Seminare empfehlen Sie Personen, die bisher noch gar keine Erfahrungen in Sachen Audit haben?

Zum Beispiel „Start ins interne Audit“. Hier erfahren Sie, wie Audits im Grundsatz funktionieren und verschaffen sich in zwei Tagen einen Überblick. Wer bisher keine Gelegenheit hatte, ein Audit durchzuführen, kann darüber hinaus das „Praxistraining Probeaudit“ absolvieren.

Alle DGQ-Audit-Trainings auf einen Blick >>>

Auditworkshop auf der Control: Auditmethoden müssen zu Unternehmenszielen passen

Ein Audit sollte kein notwendiges Übel sein. Es ist eine Chance, mit vielen Experten im Unternehmen ins Gespräch zu kommen, gute Leistungen zu bestärken und Potenziale aufzudecken. Darüber waren sich die Referenten des Audit-Workshops auf der diesjährigen Control einig. In drei spannenden Vorträgen beleuchteten Sie, worauf es beim Auditieren ankommt.

Den Anfang machte Frank Graichen, Geschäftsführer der DQS Medizinprodukte GmbH. In seinen Vortrag beschrieb er die wichtigsten Neuerungen von DIN EN ISO 19011:2008. Im Anschluss ging er darauf ein, in welche Fallen interne und externe Auditoren häufig tappen. „Es werden ewig die gleichen Auditziele definiert und auf Konformität geprüft“, sagte Graichen. „Dass das irgendwann keinen Spaß mehr macht und keinerlei Potenziale aufgedeckt werden, erscheint logisch.“ Schon bei der Ankündigung des Audits stolperten die ersten indem sie „freudlose, humorlose Einladungen versenden, die schon nach lästig riechen“. Kontraproduktiv sei darüber hinaus, dass viele Audits primär auf Defizite und Schwächen abzielen, statt Positives zu stärken. Interne und externe Auditoren fordere ISO 19001 daher explizit dazu auf, Auditmethoden auszuwählen, die zu den Zielen, den Auditkriterien und dem Unternehmen passen.