Audit-Tipps von Praktikern

Eine mögliche Auditsituation: Sie begeben sich mit acht Abweichungen in das Abschlussgespräch mit dem Geschäftsführer, um das Zertifizierungsaudit zu beenden.

In so einer Auditsituation bereitet man sich normalerweise als Auditor innerlich auf einen heftigen Konflikt mit dem Kunden vor. Man geht verschiedene Argumente nochmals in Gedanken durch, um das eigene Urteil abzusichern: Sind die Abweichungen wirklich wasserdicht? Woran mache ich das genau fest? Wie sollte der Gesprächsaufbau sein? Gleichzeitig schwirren die Äußerungen, die die Mitarbeiter zum Geschäftsführer und seiner radikalen Vorgehensweise bei Fehlern in den Einzel-Auditinterviews immer wieder fallen ließen, durch den Hinterkopf. Doch im Grunde ist es egal, wie intensiv man sich auf den Gesprächsablauf vorbereitet: denn die Erfahrung zeigt immer wieder, dass es völlig anders kommen kann als erwartet!

Im Abschlussgespräch reagierte der Geschäftsführer nicht etwa aggressiv, sondern flüchtete sich in seinen Gesten und Äußerungen in die Rolle des „hilfesuchenden Kindes“. Überrascht von dieser Situation griff ich instinktiv auf die in der Auditorenausbildung der DGQ trainierte Transaktionsanalyse zurück. Zunächst überlegte ich kurz, in das gütige Eltern-Ich-Schema zu wechseln, um „das Kind“ zu trösten. Doch dann entschied ich mich für das Erwachsenen-Ich-Muster, um die Transaktionen meines Gesprächspartners zu unterbrechen. Nach ein, zwei Wortwechseln merkte der Geschäftsführer, dass ich mich auf sein „Spiel“ nicht einlassen würde, und wir konnten über alle Abweichungen sachlich sprechen.

Rückblickend, drei Jahre später, hat sich gezeigt, dass diese eine Situation das Verhältnis zum Geschäftsführer nachhaltig und positiv verändert hat: Wir begegnen uns jederzeit auf Augenhöhe, unabhängig davon, was für eine Meinung seine Mitarbeiter von ihm haben.

Solche Situationen zeigen mir immer wieder, wie wichtig es ist, sein Handwerkszeug als Auditor professionell einsetzen zu können.

Autor
Andreas Altena, IT-Kaufmann und Betriebswirt, ist Geschäftsführer der Altena-TCS GmbH. Seine Kernkompetenzen sind Qualitäts-, Informationssicherheit-, Datenschutz- und (IT-)Service Managementsysteme sowie Service-Excellence. Über seine Tätigkeit als Geschäftsführer hinaus begutachtet er seit 2007 als DQS-Senior-Auditleiter Managementsysteme in den genannten Gebieten und arbeitet seit 2012 als Trainer für die DGQ Weiterbildung GmbH in den Bereichen Qualitätsmanagement- und Auditorenausbildung.

Andreas Altena
Altena-TCS GmbH
Robert-Reichling-Straße 10
47807 Krefeld
T +49 (0)2151-361 79 13
dialog@altena-tcs.de
www.altena-tcs.de

Aufruf „Audit-Tipps von Praktikern“

Wenn Sie Auditor sind, zum Beispiel für interne Audits oder Lieferantenaudits, haben Sie sicherlich schon einiges erlebt. Ob unwillige Auditpartner, unvorbereitete Co-Auditoren, verunsicherte Lieferanten oder fehlende Dokumente – uns interessiert, wie Sie mit diesen Situationen umgegangen sind, um das bestmögliche aus dem Audit zu machen.

Bitte beantworten Sie uns folgende Fragen in ca. 1000 Zeichen:

• Was waren kniffelige Auditsituationen?
• Wie sind Sie damit umgegangen?
• Wie haben Sie die Schwierigkeiten gelöst?
• Was hat Ihnen bei der Lösung geholfen? (besondere Gesprächstechnik, Weiterbildung…)

Bitte senden Sie Ihre Audit-Tipps an:

Anja Lütjens
DGQ-Produktmanagerin
al@dgq.de

Unter allen Einsendungen verlosen wir eine Teilnahme an dem Workshop DIN EN ISO 19011:2011 – wertschöpfend auditieren.

Informationen zur Verlosung >>>

Wir sind auf Ihre Beiträge gespannt. Die besten Tipps werden auf der DGQ-Website veröffentlicht.

ISO 9001 wird erwachsen: Mehr Freiheit – aber auch mehr Verantwortung

Weniger detaillierte Einzelforderungen, mehr Spielraum für angemessenen Umgang – diese Tendenz lässt sich schon bei oberflächlicher Betrachtung des für die Öffentlichkeit zur Stellungnahme bereitgestellten Normentwurfs zur ISO 9001 registrieren. Der Beauftrage der obersten Leitung, das QM-Handbuch, die statistischen Methoden, die sechs dokumentierten Verfahren werden bspw. laut DIS 9001:2014 nicht mehr explizit gefordert. Daraus leichteres Spiel für extrinsisch motivierten Umgang mit der künftigen Norm abzuleiten ist allerdings fehl am Platze. Wer bisher die Normenforderungen angemessen umgesetzt hat, wird beim Studium des Entwurfs sicher nicht erschüttert. Wo allerdings bisher rein formal ein QM-System nachgewiesen wurde, könnte es eng werden: Dem Wesen nach ist der vorliegende Entwurf sehr viel konsequenter als die derzeit gültige ISO 9001:2008.

Das Ergebnis der Revision kann nur am Vorhaben selbst gemessen werden. Für eine eingehende Bewertung sollte man sich vorab die Ziele der Revision anschauen:

• Berücksichtigung von Änderungen in Qualitätsmanagementverfahren und Technologien seit der letzten großen Revision (2000)
• Das Erarbeiten  einer Norm, die den Anwendern in den  nächsten zehn Jahre einen geeigneten Rahmen für ihr Qualitätsmanagementsystem  und dessen Zertifizierung bietet
• Verbesserung der Wertschöpfung der Organisation und ihrer Leistung für den Kunden
• Integration der Risikobeherrschung in das System
• Verbesserung der Anwendbarkeit und Vereinfachung der Sprache
• Die Dokumentationsforderungen als Hauptaufreger der Kritiker  sollte weniger Gewicht erhalten

Eine umfangreiche webbasierte Anwenderbefragung hatte eine zunehmende Vielfalt bei den Anwendern der ISO 9001, neue Qualitätskonzepte und Ideen für die Aufnahme in die ISO 9001, eine bisher oft zu formale Interpretation der ISO 9001:2008 sowie Bedarf nach unterstützenden Hinweisen und Leitfäden ergeben.

Durch alle Bereiche zieht sich als roter Faden der in der Einleitung beschriebene Leitgedanke: „Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems sollte eine strategische Entscheidung einer Organisation sein. Ein stabiles Qualitätsmanagementsystem kann einer Organisation dabei helfen, ihre Gesamtleistung zu verbessern, …“ (DIS 0.1). Dieser Anspruch wird vom Entwurf mit Leben gefüllt. Das wird besonders deutlich, wenn über den Tellerrand der bei der Zertifizierung angesprochenen Kapitel hinaus die gedanklichen Leitplanken vor und nach zertifizierbarem Text beachtet werden. Einleitung, Anmerkungen und Anhänge sind ausdrücklich als Anleitung zum Verständnis da – und sollten genutzt werden.

Die Diskussion zur Revision in den Betrieben lohnt den Aufwand. Der reife Teil der QMunity wird nicht fragen „Was wird der Zertifizierungsauditor wollen?“, sondern: „Was ist der Stellenwert des QM-Systems beim Erreichen der Unternehmensziele, welchen Beitrag können wir Qualitätsmanager leisten?“ Das wird besonders deutlich im Kapitel ‚Prozesse‘ des Normentwurfs. Seit der letzten großen Revision 2000 ist von ISO 9001 Prozessmanagement gefordert. Die „Elemente – Qualitäter“ waren jedoch vielerorts  weiter für Dokumentation, interne Audits und Konformitätsbewertung zuständig. Abteilungsleiter wurden in „Prozessverantwortliche“ umbenannt. Aber: viele Unternehmen blieben weitgehend vertikal ausgerichtet. Prozessorientierung wurde in der Praxis weitestgehend behauptet, tatsächlich aber in Abteilungen gearbeitet. Mancherorts bildete sich gar neben dem formalen QM eine tatsächliche Prozesssteuerung (etwa durch die Produktionsleitung, die QS, Lean-Manager) als Parallelwelt heraus (oder war es umgekehrt?). Dabei muss  die Frage des QMs lauten: „Wie unterstützt mein Angebot die oberste Leitung? Ist es aus der Strategie abgeleitet? Unterstützt es die wirtschaftlichen Ziele? Fasst es Ressourcen und bildet ein Setting reifer Prozesse? Regelt es den „Normalfall“ oder wirkt es in Richtung „Befähigung zur Agilität“, um den Wandel zu meistern?“ Die neue Norm wird es den Qualitätsmanagern leichter machen, die formalen Aspekte des QM-Systems mit diesen Anforderungen der Lebenswirklichkeit besser zu verknüpfen. Die Einleitung des Entwurfs betont neben der Wirksamkeit ausdrücklich die Effizienz, die Berücksichtigung der Prozesse aus Sicht der Wertschöpfung, das Erreichen wirksamer Prozessleistung, die Verbesserung der Prozesse als Ziel. (DIS 0.3)

Ihre Stellungnahmen zum Normentwurf können Sie bis September 2014 unter www.Entwuerfe.DIN.de abgeben.

Autor:
Kai-Uwe Behrends
Leiter DGQ Landesgeschäftsstelle Nord

 

Audit-Trainings für jeden Bedarf

DGQ-Produktmanagerin Anja Lütjens über die unterschiedlichen Einstiegsmöglichkeiten ins Thema Audit

Seit 2014 hat die DGQ ihr Weiterbildungsprogramm um verschiedene Lehrgänge und Seminare im Bereich Audit erweitert. Künftig haben Teilnehmer die Möglichkeit, sich noch individueller für ihre unterschiedlichen Aufgaben im Rahmen der Auditierung zu qualifizieren. Zudem gibt es zusätzliche Möglichkeiten, in das Thema Audit einzusteigen – je nach Vorkenntnisse und Bedarf. So können sich Qualitätsbeauftragte beispielsweise auf direktem Weg zum DGQ-Auditor Qualität weiterbilden. Die Newsletter-Redaktion hat mit Anja Lütjens über die verschiedenen Bildungswege gesprochen.

Frau Lütjens, welche unterschiedlichen Weiterbildungsmöglichkeiten zum Thema Audit gibt es bei der DGQ?

Für Fach- und Führungskräfte ohne Managementsystem-Kenntnisse, die als interne Auditoren Prozesse oder spezifische Regelwerke auditieren wollen, bietet sich zum Beispiel die Qualifizierung zum DGQ-Auditmethodenspezialisten bzw. zum DGQ-Internen Auditor an. Beide Abschlüsse befähigen dazu, interne, vertrauliche, gesetzliche und sonstige Vorgaben mithilfe eines Audits zu hinterfragen. Zudem lernen Teilnehmer zu überprüfen, inwieweit sich die Aufbau- und Ablauforganisation eignet, um diese Vorgaben zu erfüllen.

Neben diesen beiden Abschlüssen hat die DGQ die Auditor-Ausbildung im Programm. Für wen ist diese Weiterbildung die richtige Wahl?

Für alle Auditoren, die intern oder extern Managementsysteme und -prozesse im Bereich Qualität, Umwelt, Energie und OHS auditieren wollen. Im Rahmen dieser Ausbildung trainieren Sie beispielsweise, spezielle Gesprächstechniken gezielt anzuwenden – in 1st und 2nd-Party-Audits, intern und bei Lieferanten.

Besonders eignet sich die Weiterbildung, wenn Sie bereits als interner Auditor tätig sind. Denn dann haben Sie ja bereits gute Audit-Basiskenntnisse und wissen, worauf es ankommt. Durch die Weiterbildung zum Auditor erhalten Sie dann zusätzlich das nötige Rüstzeug, um auch mit schwierigen Auditsituationen souverän umgehen zu können. Zudem lernen Sie, Ihre Auditprozesse kritisch zu betrachten und gezielt zu verbessern. Auch für Lieferantenauditoren ist die Weiterbildung die richtige Wahl.

Wie profitieren die Teilnehmer beruflich davon, wenn Sie sich zum Auditor qualifizieren?

Es ist nicht immer leicht, im Audit durch bloßes Zuhören herauszufinden, was das Gegenüber wirklich tut. Genau das trainieren Sie im Rahmen dieser Weiterbildung. Gleichzeitig lernen Sie, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen. Was den Teilnehmern ihre Arbeit zudem erleichtern wird, ist, dass sie einen gesamten Auditprozess erleben – von der Dokumentenprüfung bis zum Auditbericht. Insgesamt ist die die Auditor-Ausbildung sehr praxisorientiert. Es werden zum Beispiel zahlreiche Rollenspiele durchgeführt, in denen die Teilnehmer ihre neu gewonnen Fähigkeiten testen können und ein qualifiziertes Feedback erhalten. Dabei werden sie von Trainern begleitet, die selbst regelmäßig auditieren und über die theoretischen Kenntnisse hinaus wissen, wie es funktioniert. In der Regel sind sogar zwei Trainer vor Ort, die durch fachliche und soziale Kompetenz überzeugen. Eine optimale Betreuung der Teilnehmer ist also garantiert.

Seit 2014 bieten Sie die Weiterbildung zum DGQ-Lead-Auditor an? Was hat es mit diesem Abschluss auf sich? Wen spricht das neue Training an?

Wir empfehlen es vor allem Auditteamleitern, die intern und extern Managementsysteme und Prozesse auditieren und bereits über eine entsprechende Ausbildung zum Systemmanager verfügen. Mit dieser Ausbildung qualifizieren Sie sich zum Experten, der mit fachlichem Hintergrund 3rd-Party-Audits extern durchführen und ein Auditteam erfolgreich leiten kann. Neben Kommunikation mit Führungskräften, Teamführung und Vertrieb der Auditleistung behandelt das Training weitere Herausforderungen. Sie lernen zum Beispiel, wie Sie für klare Auditaufträge und innovative Auditangebote sorgen und dadurch Ihre Akzeptanz als Auditleiter erhöhen. Darüber hinaus trainieren Sie, interne und externe Audits als Moderator trotz unterschiedlicher Erwartungshaltungen zu einem positiven Ergebnis zu führen.

Neben den Audit-Lehrgängen bieten Sie zudem eine Vielzahl an Audit-Seminaren an. Welche Seminare eignen sich für wen?

Das Seminar „Remote Audit“ ist für bestens geeignet, wenn Sie entfernte Standorte ohne einen langen Anfahrtsweg auditieren möchten. Wie man effektiv und effizient auditiert, erarbeiten Sie mit Gleichgesinnten im „Workshop DIN EN ISO 19011 – wertschöpfend auditieren“. Im „Erfahrungsworkshop für Auditoren – Refresher“ bringen Sie sich in Sachen DIN EN ISO 19011 und Prozessorientierung auf den aktuellen Stand. Der „Erfahrungsworkshop für Auditoren – Master Class“ eignet sich, wenn Sie sich zu kritischen Situationen und Problemlösungen aus Ihrer mehrjährigen Auditpraxis austauschen möchten. Darüber hinaus ist das Training optimal, um sich neue Anregungen fürs nächste Audit zu holen.

Welche Seminare empfehlen Sie Personen, die bisher noch gar keine Erfahrungen in Sachen Audit haben?

Zum Beispiel „Start ins interne Audit“. Hier erfahren Sie, wie Audits im Grundsatz funktionieren und verschaffen sich in zwei Tagen einen Überblick. Wer bisher keine Gelegenheit hatte, ein Audit durchzuführen, kann darüber hinaus das „Praxistraining Probeaudit“ absolvieren.

Alle DGQ-Audit-Trainings auf einen Blick >>>

Positionierung von Qualitätsmanagement im Unternehmen

DGQ-Produktmanagerin Andrea Zang über die neuen QM Lehrgänge der DGQ

Seit Anfang des Jahres haben die Qualitätsmanagement-Lehrgänge der DGQ ein neues Konzept. Alle Trainings wurden inhaltlich überarbeitet und orientieren sich nun noch stärker an den individuellen Kundenwünschen und aktuellen Marktanforderungen. Die Newsletter-Redaktion hat mit Andrea Zang über die zentralen Neuerungen gesprochen. Sie ist Produktmanagerin bei der DGQ und hat die neuen Veranstaltungen federführend mitgestaltet.

Frau Zang, was sind die wesentlichen Änderungen des neuen Lehrgangskonzepts?

Der QM-Block ist deutlich praxisorientierter geworden. Themen, die unseren Kunden im Arbeitsalltag helfen und sich in den letzten Jahren als immer bedeutender in der Praxis herausgestellt haben, bekommen nun mehr Gewicht. Bereiche wie Kommunikation und Didaktik rücken deutlich stärker in den Fokus. Das hilft den Teilnehmern zum Beispiel dabei, das Thema Qualitätsmanagement intern besser zu positionieren. Sie lernen mit unterschiedlichen Parteien souverän zu kommunizieren, was Gespräche auf allen Hierarchieebenen erleichtert. Unsere Teilnehmer lernen regelmäßige Mitarbeiterschulungen zu QM-relevanten Themen noch professioneller durchzuführen.

Die neuen Lehrgänge zeigen zudem, wie es gelingt, interne und externe Vorgaben und Anforderungen in ein Managementsystem zu integrieren. Einen zusätzlichen Schwerpunkt bildet der Umgang mit Kennzahlen und Daten sowie deren Aufbereitung für die jeweilige Zielgruppe.

Was bedeutet die neue Struktur für Qualitätsbeauftragte? Welche Chancen ergeben sich aus dem überarbeiteten Konzept?

In den Unternehmen ist es häufig so, dass einige Mitarbeiter für das QM-System verantwortlich sind, während für andere das Auditieren im Fokus steht. An diese unterschiedlichen Aufgabengebiete haben wir unsere Weiterbildungsangebote angepasst. Als Qualitätsbeauftragter haben Sie bei der DGQ zukünftig die Wahl zwischen zwei Ausbildungswegen, die sich an Ihren individuellen beruflichen Herausforderungen orientieren: Für alle diejenigen, die das QM-System im Unternehmen verantworten, aufrechterhalten und verbessern, ist die Weiterbildung zum Qualitätsmanager sinnvoll. Wer schwerpunktmäßig interne Audits durchführt und seine Fähigkeiten erweitern will, hat ab sofort die Möglichkeit sich auf direktem Weg zum Auditor Qualität weiterzubilden – ohne Umweg über die Qualitätsmanager-Ausbildung.

Wann bietet sich die Weiterbildung zum DGQ-Qualitätsmanager an?

Generell immer dann, wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen oder ein komplexeres System verantworten und weiterentwickeln möchten. Auch wenn Sie für Teile des QM-Systems Ihrer Organisation verantwortlich sind. Kurz immer, wenn Sie einen Überblick über das System haben müssen, wenn Sie Prozesse verantworten und im Qualitätsmanagement eigenständig handeln. Als Qualitätsmanager bringen Sie auch das theoretische Rüstzeug für die Rolle des Beauftragten der obersten Leitung mit. Möchten Sie verschiedene Managementsysteme integrieren, ist dies auf jeden Fall der richtige Weg. Ebenso dann, wenn Sie auf ein ganzheitliches Qualitätsmanagementsystem Wert legen.

Welchen Nutzen bringt die Qualitätsmanager-Ausbildung im beruflichen Alltag?

Ich bin davon überzeugt, dass sie die Arbeit deutlich erleichtert. Denn Sie lernen nicht nur, die Prozesse Ihrer Organisation zu optimieren, sondern auch Ihre Aufgaben im Qualitätsmanagement besser zu strukturieren. Durch die Kompetenzen, die die Trainings vermitteln, verbessern Sie zudem Ihr persönliches Standing im Unternehmen.

Sie werden sicherer in der Analyse von Sachverhalten und können so richtige Entscheidungen fällen. Darüber hinaus können Sie die richtigen Kennzahlen auswählen, sie korrekt interpretieren und sich mit Mitarbeitern aus anderen Bereichen über die Auswahl ihrer Kennzahlen beraten. Kurzum: Die Weiterbildung unterstützt Sie dabei, in Ihrer Rolle als Qualitätsmanager noch sicherer und souveräner zu handeln.

Weitere Informationen zum neuen QM-Lehrgangskonzept erhalten Interessenten auf der DGQ-Homepage oder direkt bei Andrea Zang (az@dgq.de, T 069 954 24-216).

Erstes Lead-Auditor-Training wird positiv bewertet

Wer als Auditleiter erfolgreich sein will, muss Verantwortung für sein Team übernehmen und in Gesprächen vorausschauend agieren. Das hat das erste Lead-Auditor-Training Anfang Dezember in Frankfurt gezeigt. Zehn gestandene Auditoren mit Führungsaufgaben in Lieferanten-, externen und internen Audits nahmen an der Veranstaltung teil. Im Fokus standen vor allem die Bewertung von Co-Auditoren, der Erfahrungsaustausch und die Aufwertung ihres DGQ-Auditor-Zertifikates auf den neuen Abschluss „EOQ/DGQ-Lead Auditor“.

„Das Training stärkt die Führungskompetenz von Auditleitern. Die Teilnehmer trainieren, Auditteams effektiv zu steuern und erhalten wertvolle Hinweise für ihre Arbeit“, erklärt Claudia Nauta, Produktmanagerin bei der DGQ Weiterbildung. Zudem erfahren die Teilnehmer, wie es ihnen gelingt, Auditaufträge zu akquirieren und frischen Wind in die Audit-Dienstleistung zu bringen. Die Teilnehmer in diesem Training nahmen beispielsweise die Erkenntnisse mit, in Gesprächen Reizwörter zu vermeiden und in schwierigen Situationen die Ruhe zu bewahren. Besonders positiv bewerteten die Teilnehmer die Möglichkeit, das Training aktiv mitzugestalten und individuelle Beispiele aus dem eigenen Arbeitsbereich einbringen zu können.

Das nächste Training findet vom 17. bis 18. Februar 2014 in Frankfurt statt. Fragen zur Veranstaltung beantwortet DGQ-Produktmanagerin Claudia Nauta (E-Mail: nc@dgq.de, T 069 95424-209).

Weitere Informationen zum Training >>>

Remote Audit

Ihr Nutzen

• Sie beherrschen eine innovative Art zu auditieren.
• Sie können entfernte Unternehmensstandorte ohne zusätzlichen Reiseaufwand auditieren.
• Sie sparen durch Remote Audits Zeit und Geld gegenüber herkömmlichen Auditmethoden.

Remote Audits sind eine innovative Ergänzung zu herkömmlichen Auditvarianten. Sie ermöglichen es, auch an entfernten Standorten zu auditieren. Unternehmen sparen dadurch Zeit und Geld. Auditoren, die diese neue Auditmethode beherrschen, steigern ihre beruflichen Chancen und ihr Ansehen in der Organisation – eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

In diesem Seminar lernen Sie, Audits mithilfe von Standard-IT-Geräten wie Notebooks und Tablet-PCs zu unterstützen. Praxisnah und kompakt erfahren Sie, welche technische Infrastruktur und welche organisatorischen Rahmenbedingungen im Unternehmen nötig sind, um ein Remote Audit erfolgreich durchzuführen. Sicherheitsaspekte, die beachtet werden müssen, sind ein wichtiger Bestandteil des Seminars. Praktische Übungen stehen besonders im Mittelpunkt. Sie erleben experimentell einzelne Phasen eines Remote Audits. Sie erfahren, welche Chancen diese Variante vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen birgt. Darüber hinaus lernen Sie einzuschätzen, ob und wann es sinnvoller ist, auf herkömmliche Weise zu auditieren.

Teilnehmer

Erfahrene Auditexperten, die mit IT-basierten Methoden sicher umgehen können.
Mitarbeiter von Firmen, die entfernte Standorte routinemäßig auditieren oder mit Lieferanten einfache und schnelle Kommunikationskanäle nutzen wollen.

Inhalte

• Organisatorische und technische Voraussetzungen kennen und für das Unternehmen nutzbar machen können
• Technische Grundlagen
• Organisatorische Grundlagen
• Prozedurale Voraussetzungen
• Kosten-Nutzen Analyse
• Demonstration ortsunabhängigen Einsatzes

Besondere Hinweise

Sie brauchen zu diesem Seminar keine Laptops oder ähnliche Geräte mitzubringen. Wir stellen Ihnen die gesamte technische Ausrüstung zur Verfügung, die nötig ist, um ein Remote Audit durchzuführen.

Dieses Seminar eignet sich für die Verlängerung (Rezertifizierung) folgender Zertifikate:

• DGQ-Auditor Qualität und EOQ Quality Auditor
• DGQ-Auditor Umwelt und EOQ Environmental Systems Auditor
• DGQ-Auditor Occupational Health and Safety und
  EOQ Occupational Health and Safety Systems Auditor
• DGQ-Auditor Energie
• DGQ-Interner Auditor

Auditworkshop auf der Control: Auditmethoden müssen zu Unternehmenszielen passen

Ein Audit sollte kein notwendiges Übel sein. Es ist eine Chance, mit vielen Experten im Unternehmen ins Gespräch zu kommen, gute Leistungen zu bestärken und Potenziale aufzudecken. Darüber waren sich die Referenten des Audit-Workshops auf der diesjährigen Control einig. In drei spannenden Vorträgen beleuchteten Sie, worauf es beim Auditieren ankommt.

Den Anfang machte Frank Graichen, Geschäftsführer der DQS Medizinprodukte GmbH. In seinen Vortrag beschrieb er die wichtigsten Neuerungen von DIN EN ISO 19011:2008. Im Anschluss ging er darauf ein, in welche Fallen interne und externe Auditoren häufig tappen. „Es werden ewig die gleichen Auditziele definiert und auf Konformität geprüft“, sagte Graichen. „Dass das irgendwann keinen Spaß mehr macht und keinerlei Potenziale aufgedeckt werden, erscheint logisch.“ Schon bei der Ankündigung des Audits stolperten die ersten indem sie „freudlose, humorlose Einladungen versenden, die schon nach lästig riechen“. Kontraproduktiv sei darüber hinaus, dass viele Audits primär auf Defizite und Schwächen abzielen, statt Positives zu stärken. Interne und externe Auditoren fordere ISO 19001 daher explizit dazu auf, Auditmethoden auszuwählen, die zu den Zielen, den Auditkriterien und dem Unternehmen passen.

Auditworkshop auf der Control: Auditmethoden müssen zu Unternehmenszielen passen

Ein Audit sollte kein notwendiges Übel sein. Es ist eine Chance, mit vielen Experten im Unternehmen ins Gespräch zu kommen, gute Leistungen zu bestärken und Potenziale aufzudecken. Darüber waren sich die Referenten des Audit-Workshops auf der diesjährigen Control einig. In drei spannenden Vorträgen beleuchteten Sie, worauf es beim Auditieren ankommt.

Den Anfang machte Frank Graichen, Geschäftsführer der DQS Medizinprodukte GmbH. In seinen Vortrag beschrieb er die wichtigsten Neuerungen von DIN EN ISO 19011:2008. Im Anschluss ging er darauf ein, in welche Fallen interne und externe Auditoren häufig tappen. „Es werden ewig die gleichen Auditziele definiert und auf Konformität geprüft“, sagte Graichen. „Dass das irgendwann keinen Spaß mehr macht und keinerlei Potenziale aufgedeckt werden, erscheint logisch.“ Schon bei der Ankündigung des Audits stolperten die ersten indem sie „freudlose, humorlose Einladungen versenden, die schon nach lästig riechen“. Kontraproduktiv sei darüber hinaus, dass viele Audits primär auf Defizite und Schwächen abzielen, statt Positives zu stärken. Interne und externe Auditoren fordere ISO 19001 daher explizit dazu auf, Auditmethoden auszuwählen, die zu den Zielen, den Auditkriterien und dem Unternehmen passen.

Auf diese Auditmethoden ging Daniel Wirz, Prokurist bei Hagen Consulting & Training GmbH, näher ein. „Abhängig von der Art des Unternehmens, der Unternehmenskultur, aber auch den Zielen bieten sich eine Fülle von Methoden an“ erklärte Wirz. Wenn die Voraussetzungen stimmen, könnte die Auditierung von Standorten im Ausland zum Beispiel „Remote“ (aus der Ferne) durchgeführt werden – mit technischer Unterstützung, Befragungen via Telefon, Checklisten und Fragebögen. Das sei in Hinblick auf Reisekosten und Ausfallzeiten der Auditoren mitunter eine gute Alternative zum klassischen Audit. Ebenso kann das Auditieren aus der Ferne im Rahmen der Maßnahmenverfolgung bereits durchgeführter Audits eine sinnvolle Ergänzung sein. Aber auch Rollenspiele oder Perspektivenwechsel mittels Rollentausch könnten überraschende Ergebnisse bringen, sofern sie zum Unternehmen passen. „Letztlich geht es darum, bekannte Pfade mithilfe verschiedener Auditmethoden auch mal verlassen“, sagte der Experte. „Das deckt Potenziale auf und unterstützt Unternehmen, neue Herausforderungen erfolgreich zu meistern.“

Wie wichtig die kommunikativen Fähigkeiten und Fragetechniken der Auditoren sind, zeigte Martina Jensen, Geschäftsführerin des Büros für Personalentwicklung. In ihrem Vortrag beschrieb Sie das Spannungsfeld, in dem sich interne und externe Auditoren befinden, um den verschiedenen Anspruchsgruppen gerecht zu werden. „Hilfreich sind grundlegende Kommunikationstechniken wie aktives Zuhören, das Senden von Ich-Botschaften, aber auch beidseitiges Feedback“, erklärte Jensen. Wie auch ihre Vorredner betonte sie die Wichtigkeit von Lösungs- statt Problemorientierung. Für den Auditor bedeute dies, Zuhören und auch einmal Schweigen zu können, die Sprache des Gegenübers zu verwenden, Wesentliches zusammenzufassen und auch mal zu loben. Typische Fragearten seien dabei das Aktivieren von Ressourcen (Wer könnte hier im Unternehmen helfen, welche Mitarbeiter könnten eingesetzt werden), Reframing (Was würde passieren, wenn nichts passiert? Wie würden Sie vorgehen, wenn es nicht Ihre Abteilung wäre?) oder Coping (Wie haben Sie es bisher mit diesem Problem ausgehalten? Wie haben Sie es geschafft, dass die Dinge nicht noch schlechter wurden?).

Der Auditworkshop war einer von vier kostenfreien DGQ-Veranstaltungen auf der Control und mit rund 80 Teilnehmern gut besucht. Auch für die nächste Control plant die DGQ verschiedene Workshops zu QM-relevanten Themen.

Neues DGQ-Seminar vermittelt Auditmethoden für die Praxis

Ab 2012 haben Mitarbeiter und Führungskräfte die Gelegenheit, das Auditieren bei der DGQ von der Pike auf zu erlernen. Das neue Seminar „Auditmethoden“ ist für all diejenigen geeignet, die die grundlegenden Vorgehensweisen im Auditprozess kennenlernen und gegen ein ihnen bereits bekanntes Regelwerk oder bestimmte Anforderungen auditieren möchten. Auf Wunsch können die Teilnehmer ihre Kompetenzen auch durch eine Prüfung nachweisen und das Zertifikat DGQ-Audit Methodenspezialist erwerben. Nach Besuch des Seminars sind die Teilnehmer in der Lage, erfahrene Auditoren in der Planung, Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Nachbereitung von Audits zu unterstützen und beherrschen selbst das Auditieren – unabhängig von Branche, Auditart, Managementsystem und Regelwerk. Auf Basis von DIN EN ISO 19011 vermittelt die viertägige Veranstaltung die Prinzipien und Vorgehensweisen, um Auditprogramme zu erstellen. Die Teilnehmer üben Methoden und Techniken ein, mit denen sie Audits professionell planen, durchführen und nachbereiten können.

Praktische Unternehmensbeispiele stehen bei diesem Seminar besonders im Fokus. Die Teilnehmer nehmen aktiv an einer Auditsimulation teil und gestalten einen vollständigen Auditprozess über alle Phasen – von der Vorbereitung bis zum Abschluss.

Zum ersten Mal findet das Seminar vom 20.02. bis 23.02.2012 in Hamburg statt.

Erfahrungsworkshop für Auditoren ab sofort in zwei Varianten

Für Auditoren ist es von elementarer Bedeutung, ihr Wissen rund um Normen und Auditierung immer auf dem neuesten Stand zu halten. Denn die Normen ändern sich regelmäßig und auch die Bedeutung von Audits unterliegt einem stetigen Wandel. Während sie früher häufig nichts anderes als Konformitätsprüfungen waren, haben Audits heute eine wertschöpfende Funktion. So werden interne Audits zunehmend als Impulse für Verbesserungen gesehen. Darüber hinaus soll sich ein Audit auch monetär auszahlen und dazu dienen, Mitarbeiter zu motivieren. Die DGQ hat seit vielen Jahren das eintägige Seminar „Erfahrungsworkshop für Auditoren“ im Programm. Seit Jahresbeginn 2011 ist das bei den Teilnehmern beliebte Seminar in zwei Varianten buchbar: als Refresher und als Master Class. „Mit der Aufsplittung in zwei unterschiedliche Seminare reagieren wir auf die Wünsche unserer Kunden“, erklärt Andrea Zang, Produktmanagerin der DGQ für den Bereich Qualitätsmanagement. Je nach Auditerfahrung bestehen bei den Kunden unterschiedliche Anforderungen an einen Erfahrungsworkshop für Auditoren. „In diesem Jahr bieten wir erstmals sowohl Seminare für Auditoren mit weniger als zehn Audits in den letzten drei Jahren als auch für deutlich erfahrenere Auditoren an“, berichtet Zang. „Damit stellen wir sicher, dass wir sehr genau auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen können.“ Die Inhalte der Seminare exakt auf die jeweiligen Zielgruppen abgestimmt, so dass ihr Besuch einen echten Mehrwert bietet. Parallel dazu dienen sie auch dazu, bei der Rezertifizierung nachzuweisen, dass man als Auditor sein Wissen auf dem Gebiet Qualitätsmanagement aktuell gehalten hat. Die Seminare werden regelmäßig in vielen Regionen Deutschlands angeboten. Der nächste Refresher läuft am 6. Juni in Erding bei München. Der nächste Master Class-Workshop findet am 4. Juli in Göttingen statt. Weitere Informationen erhalten Interessenten per Mail (weiterbildung@dgq.de) oder telefonisch unter T 069-954 24-333.

Leitfaden aus einem Guss

DGQ/ DIN/ DGQ informieren über DIN EN ISO 19011 Revision Über aktuelle Neuerungen der ISO 19011, Leitfaden für Audits von Management-
systemen, informieren im Januar und Februar 2011 die Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ), das Deutsche Institut für Normung e.V. (DIN) und die DQS Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen mbH in einer Kooperationsveranstaltung. Die deutliche Erweiterung des Anwendungsbereichs von ISO 19011 auf alle Arten von Managementsystemen stellt nach Meinung von Experten einen Meilenstein in der Normung dar. Denn es ist erstmals gelungen, in einem Regelwerk die Prinzipien und den Umgang im Auditieren von Management-
systemen in einen einheitlichen Leitfaden zu gießen. Der Anwendbarkeits-
anspruch auf alle Managementsysteme fordert allerdings unmittelbar die Kompetenzermittlung der handelnden Auditoren heraus: Wie wird diese bestimmt, überwacht und weiterentwickelt? Diese zentralen Fragen zielen auf die Handlungssicherheit ab und haben einen erheblichen Einfluss auf das Auditergebnis. Welche Herausforderungen kommen auf die Unternehmen als Anwender der Norm zu? Und welche Herausforderungen auf die Zertifizierungsgesellschaften als Dienstleister? Praxisbeispiele, wie bereits heute interne Audits wert-
schöpfend wirken und wie in integrierten Systemen bereits heute zielführend Auditprogramme gestaltet werden können, runden die Veranstaltungen ab. Ziel dieser Veranstaltung ist der Erfahrungsaustausch der Anwender. Die erste Veranstaltung findet am 27. Januar 2011 in Berlin, die zweite am
22. Februar 2011 in Frankfurt am Main statt. Ansprechpartner bei der DGQ ist Thomas Votsmeier, T +49 (0)69-954 24-145, E-Mail vo@dgq.de. Ansprechpartnerin beim DIN ist Martina Sommer von der DIN-Akademie,
T +49 (0)30-26 01-2216, E-Mail martina.sommer@beuth.de. Informationen zu den geplanten Veranstaltungen erhalten