Unser Expertenthema: Change-Management

Praxisbeipiel: Service GmbH

Identifizierung von Kernproblemen als primären Gegenstand der Veränderung

Der Systematik folgend begann das Projektteam zur Überarbeitung des FA-Systems und Einführung bei der Services GmbH mit der Ursachenanalyse für Schwierigkeiten bei der Nutzung des derzeitigen FA-Systems. Als Hilfsmittel diente der IST-Zustands-Baum der Theory of Constraints zur Ermittlung so genannter Kernprobleme als Verursacher der beobachteten schädlichen Effekte (Bild 1).

Der Anleitung zur Erstellung eines IST-Zustands-Baums folgend, wurden zunächst die bekannten schädlichen Effekte (dunkle Karten) gesammelt und anschließend unter Beachtung der 8 Regeln des berechtigten Vorbehalts in einen kausalen Zusammenhang gebracht. Um die schädlichen Effekte in der Krone des Baumes zu eliminieren, konnten sieben zentrale Handlungsfelder identifiziert werden (Karten mit dickem Rand):

  • Das FA-System wurde ohne Anpassung übernommen (Druck GmbH è Services GmbH)
  • Erkenntnisse aus FA werden nicht an Initiator zurückgespielt
  • Mitarbeiter befürchten Konsequenzen bei eigenen Fehlern
  • Nicht alle Mitarbeiter sind über das FA-System informiert
  • Produktionsmitarbeiter & KL können nicht an den QM-Meetings teilnehmen
  • Das Verständnis über das FA-System ist unvollständig
  • Mitarbeiter können Fehler(folgen) nicht einschätzen

Der schädliche Effekt Mitarbeiter dokumentieren Fehler teilweise nicht im rechten Teil des Baums hat zahlreiche eigenständige Ursachen. Daher sind auch entsprechend viele eigenständige Handlungsfelder relevant, um den schädlichen Effekt zu eliminieren. Im linken Teil des Baums hingegen hat der schädliche Effekt Die Ursachenanalyse fällt schwer Ursachen, die sich aus UND-Verknüpfungen aufbauen (dargestellt durch Ellipsen). Bei Netzwerken mit vielen UND-Verknüpfungen reduzieren sich die erforderlichen Maßnahmen zur Eliminierung der schädlichen Effekte in der Krone des Baums, da das Aufbrechen einer einzigen UND-Verknüpfung bereits einen großen Teil des Baums in sich zusammenbrechen lassen kann.

Das Ergebnis belegt, wie außerordentlich gut dieses Werkzeug der Theory of Constraints dazu geeignet ist, in diesem ersten Schritt der entwickelten Systematik die für das Veränderungsprojekt relevanten weichen Faktoren zu identifizieren. So wurde beispielsweise dem Effekt, dass Mitarbeiter Konsequenzen bei eigenen Fehlern befürchten, bislang zu wenig Beachtung geschenkt. Mit den im Folgenden definierten Zielen und Maßnahmen wurde dies geändert. Diese Ermittlung von weichen Ursachen wird durch das Schritt-für-Schritt-Vorgehen zur Erstellung des IST-Zustands-Baums (vgl. Anhang A) sowie die 8 Regeln des berechtigten Vorbehalts (vgl. Anhang B) zur Verifizierung von Ursachen-Wirkungs-Beziehungen systematisch unterstützt.