7. April 2015

Auditerfahrungen und Tipps von Praktikern

Frank Otterbach, tätig im Qualitätsmanagement bei Bizerba in Balingen, berichtet über eine kniffelige Auditsituation und seinen Umgang damit.

Warum war die Auditsituation kniffelig?

Der Auditteilnehmer wollte kurzfristig einen Termin für ein internes Audit absagen. Die Begründung für die Absage war, dass aufgrund vieler dringender Aufträge keine Zeit für ein Audit gegeben sei. Kurzzeitig konnte ich Verständnis aufbringen. Je länger ich jedoch darüber nachdachte, desto mehr Argumente sprachen dafür, trotz straffem Zeitplan ein Audit durchzuführen. Ich fasste den Entschluss, das Audit nicht abzusagen oder zu verschieben, sondern den Auditpartner zu überzeugen.

Wie haben Sie die Situation gelöst?

Ich habe das direkte Gespräch gesucht und argumentiert, dass die bisher durchgeführten Audits durchaus einen Benefit für die Abteilung gebracht haben. Hierzu nannte ich verschiedene Beispiele.

Darüber hinaus haben wir einen Deal ausgehandelt: Ich reduziere die Auditzeit auf ein Minimum und erfrage so viel wie möglich an anderen Stellen, um den die Auditpartner zeitlich zu entlasten. Als Gegenleistung bat ich den Auditpartner, sich dem Audit voll und ganz zu widmen. Der Auditpartner stimmte zu und wir haben ein gutes und sinnvolles Audit in der Hälfte der geplanten Zeit durchgeführt. Argumente und Verhandlungsgeschick haben mir am meisten geholfen, aber auch meine Auditphilosophie der Vergangenheit. Diese war und ist, Herausforderungen gemeinsam zu erkennen und gemeinsam zu lösen. Und: Ein Audit nie als Waffe einzusetzen.